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QR-Codes für Logistik und internationalen Versand

Ein orangefarbener Lieferwagen mit einem QR-Code darauf, der vor Häusern geparkt ist und darauf wartet, eine Lieferung auszuliefern.
Eine orangefarbene Kiste mit einem QR-Code darauf, die auf einer anderen Kiste gestapelt ist, auf einem Lagerboden mit Schatten.

Lieferketten und Einzelhändler stellen gerade von herkömmlichen Barcodes auf 2D-Barcodes um, da „Sunrise 2027“ vor der Tür steht. Es handelt sich um eine von der Branche getragene Initiative, die von der GS1-Organisation gefördert wird, um die QR-Code-Technologie anstelle von eindimensionalen Barcodes zu nutzen, sodass Lieferketten, Aufsichtsbehörden und Endverbraucher gleichermaßen von einem einzigen Code profitieren können. Allerdings ist ein GTIN-Barcode nicht der einzige QR-Code, den du verwenden kannst.

Beim B2B-Versand von Produkten wie technischen Bauteilen wird nicht dieselbe Art von B2C-QR-Code benötigt wie ein Barcode für Kosmetikprodukte. Du könntest trotzdem einen QR-Code-Generator für mehrere Links nutzen, der die Informationen anzeigt, die du für den Transport der Materialien benötigst.

Die Vorteile der Verwendung eines QR-Codes in der Logistik und im internationalen Versand

Da QR-Codes mehr Speicherkapazität bieten als herkömmliche Barcodes, liegen die Vorteile auf der Hand. Je nach Art der zu versendenden Ware, deinen Anforderungen, der Lieferkette sowie der Frage, ob es sich um eine B2B- oder B2C-Sendung bzw. ein Produkt handelt, variiert die Art und Weise, wie du deinen QR-Code verwaltest. Die Vielseitigkeit von Multi-Link-QR-Codes und den anderen Typen, die wir zusätzlich zu den GS1-zertifizierten QR-Codes anbieten, stellt sicher, dass du deine Sendungen in jedem Schritt des Prozesses verwalten kannst.

Ein Code für mehrere Zielgruppen bündelt die Informationen

QR-Codes, die mehrere Links enthalten, verfügen über eine Landingpage im Linktree-Stil. Du kannst die URLs hinter den Links aktualisieren, die bestätigen, wann die Bestellung abgeholt wurde, wo sich die Sendung auf dem Transportweg befindet, welche Umschlagplätze sie durchläuft, welche Lagerbestände sie möglicherweise erreicht und ob die Lieferung am Endziel bestätigt wurde. Indem du Kopien von Dokumenten anfertigst und diese auf URLs hochlädst, die mit deinem QR-Code verknüpft sind, vermeidest du Verwirrung, und falls ein inländisches Dokument verloren geht oder beschädigt wird, hast du Sicherungskopien. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, alle internationalen Dokumente in Papierform aufzubewahren, aber dies bietet eine zusätzliche Absicherung für Klarheit und innere Ruhe bei schwierigen Transporten.

Mehrfach-Link-Format für eine übersichtliche Gliederung

Egal, ob es sich um einen QR-Code mit einem GS1 Digital Link oder einen Multi-Link-QR-Code handelt – die Landingpage des QR-Codes ist übersichtlich gestaltet, sodass nichts verloren geht oder Verwirrung entsteht. Das Linktree-Format macht es für Leute, die nicht mit Computern arbeiten – wie Lkw-Fahrer oder Hafenarbeiter –, ganz einfach: Sie scannen einfach den Code und sehen die Informationen, die sie brauchen, ohne mehr Ausrüstung zu benötigen als ein Smartphone oder die Scanner, die sie ohnehin schon haben.

Dynamische QR-Codes lassen sich bearbeiten

Du musst den Code aktualisieren, wenn du Materialien verlegst. Tatsächlich würdest du deine URLs im Backend aktualisieren und müsstest den physischen Code nicht ändern. Deshalb sind QR-Codes mit mehreren Links dynamisch und keine statischen QR-Codes. QR-Codes für die Logistik sowie QR-Codes für die Bestandsverwaltung erfordern häufige Aktualisierungen.

Intelligente Verpackungen sind vorschriftsmäßig und praktisch

Hier wird es knifflig. Wenn du ein B2C-Produkt versendest und den QR-Code auf der Produktverpackung anbringst. Du könntest jedoch in Erwägung ziehen, auf Kartons und Paletten einen anderen QR-Code zu verwenden als auf der Produktverpackung, wenn die Informationen und die Struktur dadurch besser verständlich sind. Durch Planung, Ausprobieren und Prozessoptimierung wirst du eine Vorgehensweise finden, die für dich funktioniert. Das ist auch der Grund, warum es besser ist, frühzeitig mit der Erstellung von QR-Codes für den Einzelhandel oder andere Branchen zu beginnen.

Ein QR-Code für einen Versandaufkleber, wie zum Beispiel bei FedEx, würde bedeuten, dass man deren System nutzt. Die drucken ja bereits einen QR-Code auf ihre eigenen Versandaufkleber. Die QR-Codes, von denen wir hier sprechen, würden sich über deine gesamte Lieferkette erstrecken, deine internen Systeme verwalten, aber auch Unterlagen an die notwendigen Parteien weitergeben.

Smartphones können jede Information übersetzen, die man ihnen gibt

Wenn du ins Ausland versendest, brauchst du ein Gerät, das Dokumente direkt übersetzt. Da bleibt keine Zeit für Fehler, Missverständnisse oder das Hin- und Herlaufen zwischen Computern und den Versandstellen. Das Scannen eines QR-Codes mit einem Smartphone oder Tablet, mit dem du das Nötige direkt übersetzen kannst, spart Zeit, Energie und Kosten, die durch mögliche Fehler entstanden wären.

API-Integrationen optimieren das Betriebsmanagement

Für groß angelegte Abläufe, wie zum Beispiel im E-Commerce, stehen API-Integrationen zur Verfügung, falls du daran interessiert bist, dass deine Tech-Teams noch einen Schritt weiter gehen, um bestimmte Abläufe zu automatisieren. Der Einsatz von QR-Codes mit API-Integrationen in der Logistik ermöglicht es Systemen (Lagorsoftware, Transport-Apps, ERP-Systeme usw.), Daten sofort auszutauschen, sobald ein Code gescannt wird. Das hilft dabei, die Sendungsverfolgung, Bestandsaktualisierungen, den Versandstatus und den Abruf von Dokumenten zu automatisieren.

Zwar braucht man keine technischen Vorkenntnisse, um QR-Codes zu erstellen, doch wenn du große Abläufe umstellst, lohnt sich die anfängliche Einrichtung der Automatisierung langfristig auf jeden Fall. Das spart so viel Zeit und Energie. Einige Beispiele für Unternehmen, die das bereits nutzen, sind: das Scannen in Amazon-Lagern, die Sendungsverfolgung bei DHL, die Containerverfolgung bei Maersk sowie Systeme zur Serialisierung von Arzneimitteln.

So erstellst du einen QR-Code für Logistik und internationalen Versand

Mittlerweile fragst du dich wahrscheinlich, wie lange das dauern wird und wie aufwendig es ist. Es ist nicht viel zeitaufwendiger als das Einfügen von Barcodes in deine normale Verpackung. Wenn du eine GTIN verwendest, trage sie einfach in das Feld „GS1-zugelassener QR-Code“ ein. Bei allen Codes wirst du aufgefordert, die folgenden Schritte durchzuführen. Technisches Vorwissen ist eigentlich nicht erforderlich, es sei denn, du führst API-Integrationen durch – und große Unternehmen haben ohnehin einen Techniker vor Ort, der sich um solche Details kümmert. Egal, ob dein Marketingteam, dein Einkaufsteam oder jemand anderes: So erstellst du einen QR-Code für Logistik und internationalen Versand:

  1. Zu Trueqrcode gehen QR-Code-Generator und wähle den Barcode-QR-Code oder den Multi-Link-QR-Code aus. Diese beiden eignen sich für diesen Zweck wirklich am besten. Beide bieten mehrere Links für alle deine Anforderungen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass du bei der ersten Option eine GTIN eingeben musst.
  2. Füge deine Kopfzeile, Links und Social-Media-Kanäle – wenn du möchtest – an den dafür vorgesehenen Stellen ein. Hier gestaltest du die Landingpage für deinen QR-Code. Es ist ganz einfach, die Firmenfarben hinzuzufügen und ein Bild deines Produkts hochzuladen, um die Authentizität zu gewährleisten. Klicke unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Jetzt gestalte deine QR-Codes ganz nach deinen Vorstellungen. Wenn du sie auf Produktverpackungen für B2C-Produkte anbringst, empfehlen wir dir, ein QR-Code-Logo mit deinen markentypischen, kontrastreichen Farben zu verwenden, die zu deinem Verpackungsdesign passen. Das solltest du auch bei B2B-Materialien und größeren Materialien so handhaben, damit sie in belebten Lagern, an Laderampen und in Lagerbeständen gut auffallen.
  4. Lade deinen QR-Code herunter und führe einen Testscan durch. Es ist unbedingt erforderlich, sicherzustellen, dass die Links korrekt sind und der Code tatsächlich gescannt werden kann. Achte darauf, dass die Größe angemessen ist und der Code auf der Verpackung gut sichtbar ist, und dass er nicht auf Rundungen, Falzen oder Knicken gedruckt wird. Führe außerdem einen Testdruck auf einer Verpackung durch, bevor du mehrere Exemplare herstellst.
  5. Überleg dir gut, wo du den Code aufdruckst. Wenn du ihn an einer Stelle anbringst, an der niemand ihn scannen kann – zum Beispiel oben auf einer hohen Maschine, in einer Kiste, wo ihn niemand sieht, oder nur auf einer Seite einer Palette statt auf allen Seiten –, wird er beim Transport und im Lager verdeckt. Du musst dich bei der Logistikabteilung erkundigen, wo der Code am nützlichsten ist, und möglicherweise musst du ihn auf mehrere Seiten der Materialien drucken. Das Versandpersonal kann nicht ständig die Materialien umdrehen, um nach versteckten Codes zu suchen, von denen es vielleicht gar nicht weiß, dass sie existieren – oder selbst wenn es davon weiß.
  6. Du kannst deinen QR-Code analysieren, wenn dir die Nachverfolgung von QR-Codes nützlich ist. So findest du heraus, was du später noch brauchst. Da du sehen kannst, in welchen Städten, zu welchen Zeiten, an welchen Tagen und auf welchen Geräten dein Code gescannt wurde, gibt dir das Aufschluss darüber, wo sich dein Material tatsächlich befindet, falls dir das niemand mitgeteilt hat.
Ein gelbes Schild mit einem QR-Code an der Seite eines Palettenregals.
Ein orangefarbener Aktenordner mit einem QR-Code darauf.

Bewährte Vorgehensweisen beim Einsatz von QR-Codes in der Logistik und im internationalen Versand

Fachleute aus der Versand- und Logistikbranche wissen am besten, wie man Abläufe optimieren kann. QR-Codes helfen ihnen dabei, schnell auf Informationen zuzugreifen.

QR-Codes für die Bestandsverwaltung erstellen

Wenn man sie einscannt, zeigen QR-Codes für die Bestandsverwaltung dem Lagerpersonal, wo sich jedes Produkt und jede Palette befindet, wie viel Lagerbestand verfügbar ist und wie die Bewegungshistorie aussieht. Du kannst sogar angeben, wann neue Ware eintreffen wird. Das vereinfacht die Bestandsprüfungen und reduziert menschliche Fehler.

Nutze QR-Codes zur Auftragsverfolgung und Rückverfolgbarkeit

Wenn die Sendungsverfolgung in Echtzeit erfolgt und die Informationen über den QR-Code aktualisiert werden, erhält jeder, der den Code scannt, die aktuellsten Informationen. Dadurch muss man nicht mehr das Büropersonal anrufen, um die Computer zu überprüfen und Updates per Telefon oder E-Mail weiterzugeben. Logistikteams und Aufsichtsbehörden profitieren von Zeit- und Kosteneinsparungen.

QR-Codes für die Serialisierung in großen Mengen erstellen

Um Luxus- und High-End-Produkte wie Elektronikartikel zu authentifizieren, ist die Serialisierung und Registrierung mittels QR-Codes mithilfe eines Generators für QR-Codes in großen Mengen der richtige Weg. QR-Codes auf Artikelebene helfen dabei, Fälschungen einzudämmen und Warnsignale auszulösen. Auch wenn QR-Codes selbst keine Ortungsfunktion haben, liefern dir die Analysedaten Informationen zu Zeitpunkt, Ort und Gerät, mit dem der Code gescannt wurde.

QR-Codes mit mehreren Links zu Dokumenten erstellen

Der internationale Versand erfordert eine Menge Unterlagen, und die Originale dürfen nicht verloren gehen, sonst wird die Fracht nicht ins Land gelassen. Wenn Logistikteams jedoch intern Echtzeit-Updates benötigen, können die an eine URL hochgeladenen Kopien dieser Dokumente mit QR-Codes verknüpft werden. Ein QR-Code für mehrere Links verkürzt die Wartezeiten auf E-Mails und Telefonanrufe.

Nutze GS1 Digital Links, um Transparenz in der Lieferkette zu gewährleisten

QR-Codes mit GS1 Digital Links sind der Wendepunkt für die Transparenz in der Lieferkette. Du würdest deine GTIN, Chargennummern (falls es sich um einen QR-Code auf Chargenebene handelt), Verfallsdaten und andere relevante Informationen einbinden, die sofort angezeigt werden. Je nachdem, welches Scangerät verwendet wird, leitet ein Resolver-Dienst die Person zu den richtigen Informationen weiter. So können Hersteller, Spediteure, Distributionszentren, Regulierungsbehörden, Verbraucher usw. über eine zentrale digitale Plattform genau das einsehen, was für sie wichtig ist.

Tipps zur Nutzung von QR-Codes in der Logistik und beim internationalen Versand

Behalte diese Tipps im Hinterkopf, damit deine QR-Codes optimal wirken.

Denk mal darüber nach, welche Probleme du proaktiv lösen musst

Welche Informationen musst du während deines gesamten Logistikprozesses einbeziehen? Logistik- und Beschaffungsteams kennen ihre gesamte Lieferkette, und diese im Voraus abzusichern, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Die Abläufe werden sich im Laufe der Zeit ändern, daher ist Flexibilität wichtig. Dynamische QR-Codes sind editierbar, sodass die Informationen, die du langfristig hinzufügen wirst, sich erst dann konkretisieren, wenn du erkennst, wer was braucht und wie die Technologie für deine Lieferkette am besten genutzt werden kann.

Berücksichtige die Platzierung in Bezug auf Produktverpackung und Versand

Das ist ein riesiges Thema. Schauen wir uns ein paar Beispiele an. Wenn du einen Online-Shop betreibst oder Lebensmittel herstellst, wirst du LTL-Sendungen auf Paletten verschicken. QR-Codes auf Lebensmittelverpackungen unterscheiden sich von denen auf Paletten. Die winzigen Lebensmittelverpackungen in Kartons, auf Paletten und in Kühl-LKWs werden von den Fahrern nicht gescannt. Logistikunternehmen haben ihre eigenen QR-Codes für Versandetiketten. Einige Unternehmen, die über eigene LKWs verfügen, wie zum Beispiel Lebensmittelgeschäfte, nutzen jedoch ein anderes System. Du musst die physischen Codes so anbringen, dass sie von der jeweiligen Zielgruppe gesehen und gescannt werden können.

Andererseits kannst du bei großen technischen Bauteilen, die zu groß sind, um in Containern nach Übersee verschifft zu werden, denselben QR-Code auf jedes Bauteil anbringen, damit die Seriennummern beim Beladen der LKWs und beim Cross-Docking im Lager nicht vertauscht oder verwechselt werden. Da die Komponente groß und schwer zugänglich ist, müsstet ihr den Code außerdem an verschiedenen Stellen auf dem Sockel aufdrucken, damit er von überall aus gescannt werden kann.

Überleg dir, wer den QR-Code erstellen wird

Das hängt von den Teams für Verpackung, Marketing und Logistik ab, davon, wie groß dein Unternehmen ist, wer deine Zielgruppe ist und wie viel du versendest. Mach das nicht zur einzigen Aufgabe dieser Position, denn Monotonie führt zu Fehlern. Die gespeicherten Informationen müssen korrekt sein und überprüft werden. Beschränke die Erstellung von QR-Codes auf eine Person oder so wenige Personen wie möglich, um Fehler und Doppelungen zu vermeiden. Die Leute denken, QR-Codes funktionieren nicht, obwohl das Problem eigentlich in der schlechten Organisation liegt.

Teste deinen QR-Code, bevor du ihn veröffentlichst

Mach vor dem Drucken einen Testlauf. Vergewissere dich, dass alle Links dorthin führen, wo sie hinführen sollen. Natürlich wirst du im Laufe der Zeit weitere Links hinzufügen, aber zumindest die ersten sollten stimmen, und die Informationen, die auf der Zielseite und beim ersten Blick erscheinen, müssen korrekt sein.

Teste es noch einmal an einem gedruckten Exemplar. Das hängt davon ab, was du versendest und wohin. Du musst sicher sein, dass der Code an der Stelle, an der du ihn platziert hast, auch tatsächlich gescannt werden kann. Achte darauf, dass rundherum weißer Rand ist und dass die „Augen“ (Ecken) nicht verdeckt sind. QR-Codes können auch mit bis zu 30 % Beschädigung gescannt werden, solange die Beschädigungen nicht in den Ecken liegen. Du musst auch Abnutzungserscheinungen berücksichtigen. Der Code kann beim Transport leicht abkratzen.

Füge dein Firmenlogo zu den QR-Codes hinzu

Egal, ob ihr mit anderen Akteuren in der Lieferkette oder mit Endverbrauchern zu tun habt – euer Firmenlogo sorgt für ein einheitliches Markenbild und macht auf eure Verpackung aufmerksam. Analysen haben gezeigt, dass QR-Codes mit Logos bei Verbrauchern einfach besser ankommen. Außerdem fallen sie dem Lagerpersonal ins Auge, wenn es nach einer eurer Sendungen sucht.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du die am häufigsten gestellten Fragen und deren Antworten zum Einsatz von QR-Codes in der Logistik und im internationalen Versand.

Da sie mehr Daten und Links speichern können als 1D-Barcodes, lassen sie sich für Sendungsnummern, Chargennummern, Paketinhalt, Track-and-Trace-Daten, Handhabungshinweise, Bestellinformationen und Produktinformationen nutzen, die in URLs auf den Zielseiten der QR-Codes gespeichert sind.

Wenn sie an verschiedenen Zielorten gescannt werden, können integrierte Systeme den Versandstatus in Echtzeit aktualisieren.

Wie jeder Importeur weiß, sind physische Original-Frachtbriefe für den Versand ins Ausland erforderlich, sonst darf deine Ware rechtlich gesehen nicht in den Hafen eingeführt werden. Auch wenn ein Screenshot einer gespeicherten URL zunächst ausreichend erscheint, reicht das für die Zollabfertigung nicht aus. Andere Unterlagen (und du brauchst immer Ausdrucke von A bis Z) können jedoch gescannt und auf URLs hochgeladen werden, die mit dem QR-Code verknüpft sind, falls die gesamte Lieferkette die Unterlagen einsehen muss. Die Ausdrucke verbleiben je nach deiner Lieferkette immer bei einer Stelle.

Wir schlagen vor, auf einzelnen B2C-Produkten einen eigenen QR-Code anzubringen. Die Landingpage des QR-Codes enthält marketingorientierte Links wie Anleitungen und Geschichten über die Marke, Inhaltsstoffe, Rabatte usw. Die Kartons und Paletten werden mit anderen Arten von QR-Codes versehen. Je nachdem, wie dein Laden oder E-Commerce-Shop funktioniert, erfolgt die Sendungsverfolgung über einen Spediteur, der separate Systeme nutzt – ebenfalls mit QR-Codes. Die Logistik für den Wareneingang (vom Hersteller zum Laden) und den Warenausgang (vom Laden zum Kunden) wird unterschiedlich sein. Du kannst einen einzigen QR-Code von A bis Z verwenden, wenn du beispielsweise eine Windmühle im B2B-Bereich versendest und gedruckte Belege benötigst.