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Codici QR per la logistica e le spedizioni internazionali

Un furgone arancione delle consegne con un codice QR, parcheggiato davanti alle case in attesa di effettuare una consegna.
Una scatola arancione con un codice QR sopra, impilata sopra un’altra scatola, sul pavimento di un magazzino pieno di ombre.

Le catene di approvvigionamento e i rivenditori stanno passando dai codici a barre tradizionali a quelli 2D, con l’avvicinarsi di Sunrise 2027. Si tratta di un’iniziativa guidata dal settore e promossa dall’organizzazione GS1 per utilizzare la tecnologia dei codici QR al posto dei codici a barre monodimensionali, in modo che le catene di approvvigionamento, le autorità di regolamentazione e i consumatori finali possano tutti trarre vantaggio da un unico codice. Tuttavia, il codice a barre GTIN non è l’unico codice QR che puoi usare.

Le spedizioni B2B di prodotti come i componenti meccanici non richiedono lo stesso tipo di codice QR B2C utilizzato per i prodotti cosmetici. Potresti comunque usare un generatore di codici QR per link multipli che mostri le informazioni necessarie per la movimentazione dei materiali.

I vantaggi dell'uso di un codice QR nella logistica e nelle spedizioni internazionali

Dato che i codici QR offrono una maggiore capacità di dati rispetto ai codici a barre tradizionali, i vantaggi sono evidenti. A seconda del tipo di merce che spedisci, delle tue esigenze, della catena di approvvigionamento e del fatto che si tratti di una spedizione o di un prodotto B2B o B2C, il modo in cui gestisci il tuo codice QR varierà. La versatilità dei codici QR Multi-Link, insieme agli altri tipi che offriamo oltre ai codici QR approvati da GS1, ti garantisce di poter gestire le tue spedizioni in ogni fase del percorso.

Un unico codice per diversi tipi di pubblico permette di centralizzare le informazioni

I codici QR che offrono più link sono accompagnati da una pagina di destinazione in stile Linktree. Puoi aggiornare gli URL dei link che confermano quando l’ordine è stato ritirato, dove si trova la spedizione durante il trasporto, i centri di trasbordo, eventuali magazzini in cui potrebbe passare e la conferma della consegna a destinazione. Scattando foto dei documenti e caricandole su URL collegati al tuo codice QR, eviti confusione e, in caso di documenti nazionali smarriti o danneggiati, hai dei backup a disposizione. Per legge è obbligatorio conservare tutti i documenti internazionali in formato cartaceo, ma questo ti offre un ulteriore backup per maggiore chiarezza e tranquillità interna durante i transiti più complicati.

Formato con più collegamenti per un'organizzazione chiara

Che si tratti di un codice QR con GS1 Digital Link o di un codice QR Multi-Link, la pagina di destinazione del codice QR è organizzata in modo chiaro, così non c’è il rischio di perdersi o di confondersi. Il formato Linktree rende tutto più semplice per chi non ha dimestichezza con i computer, come gli autisti di camion o chi lavora nei porti: basta scansionare il codice per vedere le informazioni che ti servono, senza bisogno di altro che uno smartphone o gli scanner che già possiedi.

I codici QR dinamici sono modificabili

È necessario aggiornare il codice man mano che sposti i materiali. In pratica, dovresti aggiornare gli URL nel backend, senza dover modificare il codice fisico. Ecco perché i codici QR con più link sono dinamici, a differenza di quelli statici. Sia i codici QR per la logistica che quelli per la gestione dell’inventario richiedono aggiornamenti frequenti.

Il packaging intelligente è conforme alle norme e pratico

È qui che le cose si complicano. Se spedisci un prodotto B2C e metti il codice QR sulla confezione del prodotto, potresti comunque valutare di usare un codice QR diverso sulle scatole e sui pallet rispetto a quello sulla confezione del prodotto, se in questo modo le informazioni e l’organizzazione risultano più chiare. Attraverso la pianificazione, la sperimentazione e il miglioramento dei processi, troverai una routine che fa al caso tuo. Ecco perché è meglio iniziare il prima possibile a creare codici QR per la vendita al dettaglio o per altri settori.

Un codice QR per un’etichetta di spedizione, come quella di FedEx, significherebbe usare il loro sistema. Loro stampano già un codice QR sulle proprie etichette di spedizione. I codici QR a cui ci riferiamo sarebbero utilizzati lungo tutta la tua catena di approvvigionamento, per gestire i tuoi sistemi interni ma anche per condividere la documentazione con le parti interessate.

Gli smartphone possono tradurre qualsiasi informazione che gli viene fornita

Quando spedisci all’estero, ti serve un dispositivo che traduca i documenti direttamente. Non c’è tempo per errori, malintesi o continui spostamenti tra computer e sedi di spedizione. Scansionare un codice QR con uno smartphone o un tablet che ti permette di tradurre direttamente ciò che ti serve ti fa risparmiare tempo, energie e costi derivanti da errori che avresti potuto commettere.

Le integrazioni API semplificano la gestione delle operazioni

Per le operazioni su larga scala, come l’e-commerce, sono disponibili integrazioni API se vuoi che i team tecnici facciano un passo in più per automatizzare determinate operazioni. L’uso dei codici QR con le integrazioni API nella logistica permette ai sistemi (software di magazzino, app di trasporto, ERP, ecc.) di scambiarsi dati all’istante quando viene scansionato un codice. Questo aiuta ad automatizzare il tracciamento, gli aggiornamenti dell’inventario, lo stato delle spedizioni e il recupero dei documenti.

Anche se per creare i codici QR non serve avere esperienza tecnica, quando gestisci operazioni su larga scala, l’impostazione iniziale dell’automazione dei processi ripaga davvero nel lungo periodo. Ti fa risparmiare tantissimo tempo ed energia. Ecco alcuni esempi di aziende che già li utilizzano: la scansione nei magazzini di Amazon, il tracciamento dei pacchi di DHL, il tracciamento dei container di Maersk e i sistemi di serializzazione farmaceutica.

Come creare un codice QR per la logistica e le spedizioni internazionali

A questo punto, ti starai probabilmente chiedendo quanto tempo ci vorrà e quanto sia difficile farlo. Non richiede molto più tempo rispetto all’inserimento dei codici a barre nelle tue confezioni normali. Se usi un GTIN, basta inserirlo nel campo “Codice QR approvato da GS1”. Per tutti i codici, ti verrà chiesto di fare quanto segue. Non serve davvero alcuna esperienza tecnica, a meno che tu non stia effettuando integrazioni API; le grandi aziende hanno comunque un tecnico a disposizione per occuparsi di questi dettagli. Che si tratti del tuo team di marketing, di quello degli acquisti o di chiunque altro, ecco come creare un codice QR per la logistica e le spedizioni internazionali:

  1. Vai su Trueqrcode Generatore di codici QR e scegli il codice a barre QR o il codice QR multi-link. Queste due opzioni sono davvero le migliori per questo scopo. Entrambe offrono più link per tutte le tue esigenze. L’unica differenza è che nel primo dovrai inserire un codice GTIN.
  2. Aggiungi l’intestazione, i link e i canali social, se vuoi, nei campi indicati. Qui potrai personalizzare la pagina di destinazione del tuo codice QR. È semplicissimo aggiungere i colori aziendali e caricare un’immagine del tuo prodotto a titolo di garanzia. Clicca sul pulsante “Avanti” in fondo allo schermo.
  3. Ora, personalizza i codici QR come meglio credi. Se li metti sulle confezioni dei prodotti B2C, ti consigliamo di usare un logo con codice QR che rispecchi i colori del tuo marchio, ben contrastanti e adatti al design della confezione. Dovresti fare lo stesso anche con i materiali B2B e quelli di grandi dimensioni, per farli risaltare nei magazzini affollati, nelle banchine di carico e nei depositi.
  4. Scarica il tuo codice QR e prova a scansionarlo. È fondamentale assicurarsi che i link siano corretti e che il codice venga effettivamente scansionato. Assicurati che le dimensioni siano adeguate e che il codice sia ben visibile sulla confezione, e che non sia stampato su curve, pieghe o righe. Inoltre, fai una stampa di prova su una confezione prima di produrne altre.
  5. Pensa bene a dove stamperai il codice. Se lo metti in un posto dove nessuno può raggiungerlo per scansionarlo, tipo in cima a una macchina alta, o dentro una scatola dove nessuno lo vedrà, o solo su un lato di un pallet invece che su tutti i lati, finirà per essere coperto durante i trasporti e nei magazzini. Devi chiedere al reparto logistica dove il codice sarà più utile e potresti doverlo stampare su più lati dei materiali. Il personale addetto alle spedizioni non può stare lì a girare i materiali alla ricerca di codici nascosti di cui potrebbe non conoscere l’esistenza, o anche se ne fosse a conoscenza.
  6. Puoi analizzare il tuo codice QR se ti è utile monitorarlo. Scoprirai così ciò di cui avrai bisogno in futuro. Dato che puoi vedere in quali città, a che ora, in quali giorni e su quali dispositivi è stato scansionato il tuo codice, questo ti dà un’idea di dove si trovi effettivamente il tuo materiale, anche se nessuno te lo ha detto.
Un cartello giallo con un codice QR sul lato di una scaffalatura a pallet.
Una cartellina arancione per documenti con un codice QR sopra.

Migliori pratiche per l'uso dei codici QR nella logistica e nelle spedizioni internazionali

I professionisti del settore delle spedizioni e della logistica sanno bene cosa serve per ottimizzare le operazioni. L’uso dei codici QR non fa altro che aiutarli ad accedere alle informazioni in un batter d’occhio.

Crea codici QR per la gestione dell'inventario

Una volta scansionati, i codici QR per la gestione dell’inventario possono indicare al personale di magazzino dove si trovano ogni prodotto e ogni pallet, quanta merce è disponibile e la cronologia dei movimenti. Puoi anche specificare quando arriveranno nuove scorte. Questo semplifica i controlli delle scorte e riduce gli errori umani.

Usa i codici QR per monitorare gli ordini e garantire la tracciabilità

Quando il tracciamento avviene in tempo reale e viene aggiornato tramite i link presenti nel codice QR, chiunque lo scansioni può ottenere le informazioni più recenti. Questo riduce la necessità di chiamare il personale dell’ufficio per controllare i computer e fornire aggiornamenti per telefono o via e-mail. I team logistici e le autorità di regolamentazione ne traggono vantaggio in termini di risparmio di tempo e di costi.

Crea codici QR in blocco per la serializzazione

Per autenticare prodotti di lusso e di alta gamma, come quelli elettronici, la serializzazione e la registrazione tramite codici QR sono la soluzione ideale, utilizzando un generatore di codici QR in blocco. I codici QR a livello di singolo articolo aiutano a contrastare la contraffazione e a segnalare eventuali anomalie. Anche se i codici QR non contengono alcun dispositivo di tracciamento, le analisi ti diranno l’ora, il luogo e il dispositivo utilizzato per la scansione.

Crea codici QR con più link a documenti

Le spedizioni internazionali richiedono un sacco di documenti, e gli originali non devono andare persi, altrimenti la merce non verrà accettata nel Paese. Però, quando i team logistici vogliono aggiornamenti in tempo reale al loro interno, le copie di questi documenti caricate su un URL possono essere collegate a codici QR. Un codice QR che rimanda a più link riduce i ritardi dovuti all’attesa di e-mail e telefonate.

Usa i Digital Links di GS1 per garantire la visibilità della catena di approvvigionamento

I codici QR con GS1 Digital Links rappresentano una svolta nella visibilità della catena di approvvigionamento. Potresti includere il tuo GTIN, i numeri di lotto (se si tratta di un codice QR a livello di lotto), le date di scadenza e altre informazioni rilevanti che vengono visualizzate immediatamente. A seconda del dispositivo di scansione utilizzato, un servizio di risoluzione indirizzerebbe l’utente alle informazioni giuste. Questo permette a produttori, autotrasportatori, centri di distribuzione, team di conformità, consumatori e così via di visualizzare ciò che è necessario per loro, utilizzando una risorsa digitale centralizzata.

Consigli sull'uso dei codici QR nella logistica e nelle spedizioni internazionali

Per ottenere il massimo dall’efficacia dei tuoi codici QR, tieni a mente questi consigli.

Pensa ai problemi che devi risolvere in modo proattivo

Quali informazioni devi includere durante tutto il tuo processo logistico? I team di logistica e approvvigionamento conoscono bene tutta la loro catena di fornitura, e renderla a prova di errore in anticipo è un elemento chiave per il successo. Le procedure cambieranno nel tempo ed è importante essere flessibili. I codici QR dinamici sono modificabili, quindi le informazioni che aggiungerai nel lungo periodo si definiranno man mano che capirai chi ha bisogno di cosa e come utilizzare al meglio la tecnologia per la tua catena di fornitura.

Tieni conto della disposizione dei prodotti nella confezione rispetto alla spedizione

Questo è un argomento importante. Vediamo qualche esempio. Se hai un negozio online o sei un produttore alimentare, spedirai con LTL su pallet. I codici QR sulle confezioni dei prodotti alimentari non saranno gli stessi di quelli sui pallet. Le minuscole confezioni di cibo nelle scatole, sui pallet, nei camion refrigerati non verranno scansionate dagli autisti. Le aziende di logistica hanno i propri codici QR per le etichette di spedizione. Tuttavia, alcune aziende che dispongono di camion propri, come i negozi di alimentari, useranno un sistema diverso. Dovrai posizionare i codici fisici in modo che siano visibili e possano essere scansionati in base al pubblico di riferimento.

D’altra parte, per cose come i grandi componenti ingegneristici troppo ingombranti per essere spediti in container all’estero, puoi applicare lo stesso codice QR su ogni singolo componente, così i numeri di serie non vengono scambiati o confusi durante il carico sui camion e il cross-docking nei magazzini. Dovresti anche stamparlo in diversi punti della base, dato che è grande e non è facile da raggiungere, così da poterlo scansionare ovunque.

Pensa a chi creerà il codice QR

Dipende dal packaging, dal marketing, dai team logistici, dalle dimensioni della tua azienda, da chi è il tuo pubblico e da quanto spedisci. Non far sì che sia l’unico compito di quel ruolo, perché la monotonia porta a commettere errori. Le informazioni memorizzate devono essere corrette e verificate. Affida la creazione dei codici QR a una sola persona o al minor numero possibile di persone, per evitare errori e duplicati. La gente pensa che i codici QR non funzionino, quando in realtà il problema è la disorganizzazione.

Prova il tuo codice QR prima di lanciarlo

Fai una prova prima di stampare. Assicurati che tutti i link portino dove vuoi tu. Ovviamente aggiungerai altri link man mano che vai avanti, ma almeno i primi devono funzionare e le informazioni che compaiono sulla pagina di destinazione e nella prima scansione devono essere corrette.

Prova di nuovo su un unico materiale stampato. Questo dipenderà da cosa spedisci e dove. Devi assicurarti che il codice sia effettivamente leggibile nel punto in cui l’hai posizionato. Assicurati che ci sia spazio bianco intorno e che gli “occhi” (gli angoli) non siano ostruiti. I codici QR possono essere scansionati anche se danneggiati fino al 30%, purché il danno non sia negli angoli. Devi anche tenere conto dell’usura: potrebbe graffiarsi facilmente durante il trasporto.

Aggiungi il logo della tua azienda ai codici QR

Che si tratti di interagire con altri attori della catena di approvvigionamento o con i consumatori finali, il logo della tua azienda garantisce la coerenza del marchio e attira l’attenzione sul tuo imballaggio. Le analisi dimostrano che, tra i consumatori, i codici QR con il logo ottengono semplicemente risultati migliori. Inoltre, il logo si distingue agli occhi del personale di magazzino che sta cercando una delle tue spedizioni.

Domande frequenti

Ecco le domande più frequenti e le relative risposte sull'uso dei codici QR nella logistica e nelle spedizioni internazionali.

Dato che possono contenere più dati e link rispetto ai codici a barre 1D, possono essere usati per numeri di tracciamento, numeri di lotto, contenuto dei pacchi, dettagli di tracciabilità, istruzioni di movimentazione, informazioni sugli ordini e informazioni sul prodotto memorizzate negli URL presenti nelle pagine di destinazione dei codici QR.

Quando vengono scansionati in destinazioni diverse, i sistemi integrati possono aggiornare lo stato della spedizione in tempo reale.

Come sa bene qualsiasi importatore, per spedire all’estero servono le polizze di carico originali cartacee, altrimenti la merce non potrà entrare legalmente in porto. Anche se fare uno screenshot di un URL salvato sembra bastare, non ti permetterà di sbrigare le pratiche doganali. Tuttavia, gli altri documenti (e avrai sempre bisogno delle copie cartacee dall’inizio alla fine) possono essere scansionati e caricati su URL collegati al codice QR, se vuoi che l’intera catena di approvvigionamento possa vedere la documentazione. Le copie cartacee rimangono sempre presso un unico soggetto, a seconda della tua catena di approvvigionamento.

Ti suggeriamo di usare un codice QR diverso sui singoli prodotti B2C. La pagina di destinazione del codice QR conterrà link di marketing, come tutorial e storie sul marchio, sugli ingredienti, sugli sconti, ecc. Le scatole e i pallet avranno diversi tipi di codici QR. A seconda di come funziona il tuo negozio fisico o online, il tracciamento avverrà tramite un corriere standard che utilizza sistemi separati, anch’essi basati su codici QR. La logistica in entrata (dal produttore al negozio) e quella in uscita (dal negozio al cliente) saranno diverse. Puoi usare un unico codice QR dall’inizio alla fine se spedisci qualcosa come un mulino a vento in ambito B2B e hai bisogno di copie cartacee.