Trueqrcode
QR code maken
Trueqrcode

QR-codes voor logistiek en internationale verzending

Een oranje bestelbusje met een QR-code erop, dat voor huizen geparkeerd staat om een bestelling af te leveren.
Een oranje doos met een QR-code erop, gestapeld bovenop een andere doos, op de vloer van een magazijn met schaduwen.

Toeleveringsketens en retailers stappen over van traditionele barcodes naar 2D-barcodes, nu Sunrise 2027 in zicht is. Het is een initiatief vanuit de sector, aangemoedigd door de GS1-organisatie, om QR-codetechnologie te gebruiken in plaats van eendimensionale barcodes, zodat toeleveringsketens, regelgevers en eindgebruikers allemaal kunnen profiteren van één enkele code. Maar een GTIN-barcode is niet de enige QR-code die je kunt gebruiken.

Voor B2B-verzendingen van producten zoals technische onderdelen heb je niet hetzelfde soort B2C-QR-code nodig als een streepjescode voor cosmeticaproducten. Je kunt wel een QR-codegenerator gebruiken voor meerdere links die de informatie weergeeft die je nodig hebt om goederen te vervoeren.

De voordelen van het gebruik van een QR-code voor logistiek en internationale verzending

Omdat QR-codes meer gegevenscapaciteit bieden dan traditionele barcodes, liggen de voordelen voor de hand. Afhankelijk van het soort goederen dat je verzendt, je behoeften, de toeleveringsketen en of het om een B2B- of B2C-zending of -product gaat, zal de manier waarop je je QR-code beheert variëren. De veelzijdigheid van Multi-Link QR-codes, en de andere soorten die we aanbieden naast de door GS1 goedgekeurde QR-codes, zorgt ervoor dat je je zendingen in elke fase van het proces kunt beheren.

Eén code voor verschillende doelgroepen zorgt ervoor dat de informatie op één plek staat

QR-codes met meerdere links hebben een landingspagina in de stijl van een Linktree. Je kunt de URL’s achter de links bijwerken om te laten zien wanneer de bestelling is opgehaald, waar de zending zich onderweg bevindt, welke overslaglocaties er zijn, welke voorraadlocaties de zending aandoet en of de levering op de eindbestemming is bevestigd. Door kopieën van documenten te maken en deze te uploaden naar URL’s die naar je QR-code linken, voorkom je verwarring en heb je back-ups voor het geval er een binnenlands document ontbreekt of beschadigd raakt. Het is wettelijk verplicht om alle internationale documenten op papier te bewaren, maar dit biedt een extra back-up voor duidelijkheid en gemoedsrust binnen je bedrijf bij lastige transporten.

Meerdere linkformaten voor een overzichtelijke indeling

Of het nu gaat om een QR-code met een GS1 Digital Link of een Multi-Link QR-code, de landingspagina van de QR-code is overzichtelijk ingedeeld, zodat er niets verloren gaat of verwarring ontstaat. Dankzij het Linktree-formaat is het voor mensen die niet met computers werken, zoals vrachtwagenchauffeurs of havenarbeiders, heel makkelijk om gewoon de code te scannen en de informatie te zien die ze nodig hebben, zonder dat ze meer apparatuur nodig hebben dan een smartphone of de scanners die ze al hebben.

Dynamische QR-codes kun je bewerken

Je moet de code bijwerken als je materialen verplaatst. Je werkt dan eigenlijk je URL’s aan in de backend, en je hoeft de fysieke code niet te veranderen. Daarom zijn QR-codes met meerdere links dynamisch, in tegenstelling tot statische QR-codes. Zowel QR-codes voor logistiek als QR-codes voor voorraadbeheer moeten regelmatig worden bijgewerkt.

Slimme verpakkingen voldoen aan de regels en zijn handig

Hier wordt het lastig. Stel, je verzendt een B2C-product en je zet de QR-code op de productverpakking. Je kunt echter overwegen om op dozen en pallets een andere QR-code te gebruiken dan op de productverpakking, als de informatie en indeling op die manier duidelijker overkomen. Door goed te plannen, te experimenteren en je processen te verbeteren, vind je uiteindelijk een werkwijze die voor jou werkt. Daarom is het ook beter om zo vroeg mogelijk te beginnen met het maken van QR-codes voor de detailhandel of andere sectoren.

Een QR-code voor een verzendlabel, zoals bij FedEx, zou betekenen dat je hun systeem moet gebruiken. Zij drukken al een QR-code af op hun eigen verzendlabels. De QR-codes waar wij het over hebben, zouden in je hele toeleveringsketen worden gebruikt: voor het beheer van je interne systemen, maar ook om documentatie te delen met de betrokken partijen.

Smartphones kunnen alle informatie die ze krijgen vertalen

Als je naar het buitenland verzendt, heb je een apparaat nodig waarmee je documenten direct kunt vertalen. Er is geen tijd voor fouten, misverstanden of heen-en-weer-geloop tussen computers en fysieke verzendlocaties. Door een QR-code te scannen met een smartphone of tablet waarmee je direct kunt vertalen wat je nodig hebt, bespaar je tijd, energie en kosten die anders door fouten zouden zijn ontstaan.

API-integraties maken het beheer van bedrijfsprocessen efficiënter

Voor grootschalige activiteiten, zoals e-commerce, zijn API-integraties beschikbaar als je wilt dat je tech-teams een stapje verder gaan om bepaalde processen te automatiseren. Door QR-codes met API-integraties in de logistiek te gebruiken, kunnen systemen (magazijnsoftware, transportapps, ERP-systemen, enz.) direct gegevens uitwisselen zodra een code wordt gescand. Dit helpt bij het automatiseren van tracking, voorraadupdates, verzendstatus en het opvragen van documenten.

Hoewel je geen technische ervaring nodig hebt om QR-codes te maken, is de initiële installatie van geautomatiseerde processen op de lange termijn zeker de moeite waard als je met grootschalige activiteiten te maken hebt. Het bespaart je enorm veel tijd en energie. Enkele voorbeelden van bedrijven die er al gebruik van maken zijn: het scannen in de magazijnen van Amazon, het volgen van pakketten bij DHL, het volgen van containers bij Maersk en systemen voor de serialisatie van geneesmiddelen.

Hoe maak je een QR-code voor logistiek en internationale verzending?

Je vraagt je nu vast af hoe lang dit duurt en hoe moeilijk het is. Het kost niet veel meer tijd dan het verwerken van barcodes in je normale verpakkingen. Als je een GTIN gebruikt, voeg je die gewoon toe aan het veld ‘GS1-goedgekeurde QR-code’. Voor alle codes word je gevraagd om het volgende te doen. Er is echt geen technische ervaring nodig, tenzij je API-integraties uitvoert, en grote bedrijven hebben meestal een technicus in dienst om zulke details uit te voeren. Of het nu je marketingteam, inkoopteam of iemand anders is, zo maak je een QR-code voor logistiek en internationale verzending:

  1. Ga naar Trueqrcode QR-codegenerator en kies de barcode-QR-code of de multi-link QR-code. Deze twee zijn echt het beste voor dit doel. Ze bieden allebei meerdere links voor al je behoeften. Het enige verschil is dat je bij de eerste een GTIN moet invoeren.
  2. Voeg je koptekst, links en social media-kanalen toe op de plekken waar je daarom wordt gevraagd, als je dat wilt. Hier ontwerp je de landingspagina voor je QR-code. Het is heel makkelijk om je bedrijfskleuren toe te voegen en een afbeelding van je product te uploaden ter illustratie. Klik op de knop ‘Volgende’ onderaan het scherm.
  3. Nu, pas de QR-codes zoals jij dat wilt. Als je ze op productverpakkingen voor B2C-producten plaatst, raden we je aan een QR-codelogo te gebruiken met de contrasterende kleuren van je merk die bij je verpakkingsontwerp passen. Doe hetzelfde met B2B-materiaal en grotere materialen, zodat ze opvallen in drukke magazijnen, laadperrons en opslagplaatsen.
  4. Download je QR-code en scan hem even om te testen. Het is heel belangrijk om te controleren of de links kloppen en of de code daadwerkelijk gescand kan worden. Zorg ervoor dat de code groot genoeg is en goed opvalt op de verpakking, en dat hij niet op rondingen, vouwen of kreukels is gedrukt. Maak ook eerst een proefafdruk op één verpakking voordat je er meerdere gaat maken.
  5. Denk er wel even over na waar je de code gaat afdrukken. Als je hem ergens neerzet waar niemand erbij kan om hem te scannen – bijvoorbeeld bovenop een hoge machine, in een doos waar niemand hem ziet, of alleen op één kant van een pallet in plaats van op alle kanten – dan raakt hij tijdens het transport en in magazijnen bedekt. Je moet de logistieke afdeling vragen waar de code het meest van pas komt en misschien moet je hem wel op meerdere kanten van de goederen afdrukken. Het verzendpersoneel kan niet steeds goederen omdraaien op zoek naar verborgen codes waarvan ze misschien niet eens weten dat ze bestaan, of zelfs als ze dat wel doen.
  6. Je kunt je QR-code analyseren als het bijhouden van QR-codes voor jou nuttig is. Je zult gaandeweg ontdekken wat je nodig hebt. Omdat je kunt zien in welke steden, op welke tijdstippen, op welke dagen en op welke apparaten je code is gescand, geeft dit een goed beeld van waar je materiaal zich daadwerkelijk bevindt, als niemand je dat heeft laten weten.
Een geel bordje met een QR-code aan de zijkant van een palletrek.
Een oranje mapje voor leveranciers met een QR-code erop.

Tips voor het gebruik van QR-codes in de logistiek en bij internationale verzendingen

Professionals in de scheepvaart en logistiek weten zelf het beste hoe ze hun werk kunnen stroomlijnen. Het toevoegen van QR-codes helpt hen alleen maar om snel toegang te krijgen tot informatie.

Maak QR-codes voor voorraadbeheer

Als je ze scant, laten QR-codes voor voorraadbeheer het magazijnpersoneel zien waar elk product en elke pallet zich bevindt, hoeveel er op voorraad is en wat de bewegingsgeschiedenis is. Je kunt er zelfs in vermelden wanneer er nieuwe voorraad binnenkomt. Dit maakt voorraadcontroles makkelijker en vermindert menselijke fouten.

Gebruik QR-codes voor het volgen van bestellingen en traceerbaarheid

Als track & trace in realtime gebeurt en via de QR-code wordt bijgewerkt, krijgt iedereen die de code scant meteen de meest recente informatie te zien. Hierdoor hoef je niet meer naar het kantoor te bellen om de computers te checken en updates door te geven via de telefoon of e-mail. Logistieke teams en toezichthouders profiteren van tijd- en kostenbesparingen.

Maak QR-codes in bulk aan voor serialisatie

Om luxe- en high-endproducten zoals elektronica te authenticeren, is serialisatie en registratie via QR-codes de beste manier, met behulp van een QR-codegenerator voor grote hoeveelheden. QR-codes op productniveau helpen namaak tegen te gaan en waarschuwen je als er iets niet klopt. Hoewel er geen trackingapparaat in QR-codes zit, kun je via de analysegegevens wel zien wanneer, waar en met welk apparaat de code is gescand.

Maak QR-codes met meerdere links naar documenten

Bij internationale verzendingen is er veel papierwerk nodig, en de originelen mogen niet kwijtraken, anders wordt de lading niet in het land toegelaten. Maar als logistieke teams intern realtime updates willen, kunnen de back-ups van deze documenten – die naar een URL zijn geüpload – aan QR-codes worden gekoppeld. Een QR-code met meerdere links zorgt ervoor dat je niet meer hoeft te wachten op e-mails of telefoontjes.

Gebruik GS1 Digital Links om de zichtbaarheid in de toeleveringsketen te verbeteren

QR-codes met GS1 Digital Links zijn het keerpunt voor de zichtbaarheid in de toeleveringsketen. Je voegt je GTIN toe, plus batchnummers als het om een QR-code op batchniveau gaat, houdbaarheidsdata en andere relevante informatie die meteen te zien is. Afhankelijk van welk scanapparaat er wordt gebruikt, stuurt een resolver-service die persoon naar de juiste informatie. Zo kunnen fabrikanten, vrachtwagenchauffeurs, distributiecentra, regelgevende instanties, consumenten enzovoort via één centraal digitaal platform precies zien wat voor hen belangrijk is.

Tips voor het gebruik van QR-codes in de logistiek en bij internationale verzendingen

Houd deze tips in gedachten om je QR-code zo effectief mogelijk te maken.

Denk eens na over de problemen die je proactief moet oplossen

Welke informatie moet je in je hele logistieke proces verwerken? Logistieke en inkoopteams kennen hun hele toeleveringsketen, en die van tevoren waterdicht maken is cruciaal voor succes. De procedures zullen in de loop van de tijd veranderen en flexibiliteit is belangrijk. Dynamische QR-codes zijn bewerkbaar, dus de informatie die je op de lange termijn toevoegt, komt vanzelf naar voren naarmate je erachter komt wie wat nodig heeft en hoe je de technologie het beste kunt inzetten voor je toeleveringsketen.

Houd rekening met de plaatsing van het product in de verpakking ten opzichte van de verzending

Dit is echt een belangrijke. Laten we eens naar wat voorbeelden kijken. Als je een webwinkel hebt of voedsel produceert, verstuur je LTL-zendingen op pallets. QR-codes op voedselverpakkingen zijn niet hetzelfde als die op een pallet. De kleine voedselverpakkingen in dozen, op pallets, in koelwagens worden niet gescand door chauffeurs. Logistieke bedrijven hebben hun eigen QR-codes voor verzendlabels. Sommige bedrijven met eigen vrachtwagens, zoals supermarkten, gebruiken echter een ander systeem. Je moet fysieke codes plaatsen op plekken waar ze gezien en gescand kunnen worden, afgestemd op die doelgroep.

Aan de andere kant kun je bij bijvoorbeeld grote technische onderdelen die te groot zijn om in containers naar het buitenland te verschepen, op elk onderdeel dezelfde QR-code aanbrengen, zodat de serienummers niet door elkaar raken of verkeerd worden geregistreerd bij het laden van vrachtwagens en het overslaan in de voorraad. Je zou de code ook op verschillende plekken op de basis moeten afdrukken, omdat die groot is en moeilijk bereikbaar, zodat hij overal gescand kan worden.

Bedenk eens wie de QR-code gaat maken

Dit hangt af van je verpakkings-, marketing- en logistieke teams, hoe groot je bedrijf is, wie je doelgroep is en hoeveel je verzendt. Maak dit niet de enige taak van die functie, want eentonigheid leidt tot fouten. De opgeslagen informatie moet kloppen en gecontroleerd worden. Beperk het aanmaken van QR-codes tot één persoon of zo min mogelijk mensen als je kunt, om fouten en dubbele codes te voorkomen. Mensen denken vaak dat QR-codes niet werken, terwijl het probleem eigenlijk gebrek aan organisatie is.

Test je QR-code voordat je hem in gebruik neemt

Test het een keer voordat je het afdrukt. Zorg ervoor dat alle links naar de juiste plek leiden. Natuurlijk voeg je gaandeweg nog meer links toe, maar zorg er in ieder geval voor dat de eerste links kloppen en dat de informatie die op de startpagina verschijnt en bij de eerste blik correct is.

Test het nog eens op één gedrukt exemplaar. Dit hangt af van wat je verstuurt en waarheen. Je moet zeker weten dat de code daadwerkelijk gescand kan worden op de plek waar je hem hebt geplaatst. Zorg ervoor dat er witruimte omheen zit en dat de ‘ogen’ (hoeken) niet worden geblokkeerd. QR-codes kunnen nog worden gescand als ze tot 30% beschadigd zijn, zolang de beschadiging maar niet in de hoeken zit. Je moet ook rekening houden met slijtage. De code kan tijdens het transport makkelijk wegkrassen.

Voeg je bedrijfslogo toe aan de QR-codes

Of je nu te maken hebt met andere partijen in de toeleveringsketen of met eindconsumenten, je bedrijfslogo zorgt voor een consistente huisstijl en trekt de aandacht naar je verpakking. Uit analyses onder consumenten blijkt dat QR-codes met logo’s gewoon beter presteren. Het valt ook op bij magazijnmedewerkers die op zoek zijn naar een van je zendingen.

Veelgestelde vragen

Dit zijn de meest gestelde vragen en de antwoorden daarop over het gebruik van QR-codes voor logistiek en internationale verzending.

Omdat ze meer gegevens en links kunnen bevatten dan 1D-barcodes, kun je ze gebruiken voor trackingnummers, batchnummers, de inhoud van pakketten, track-and-trace-gegevens, verwerkingsinstructies, bestelinformatie en productinformatie die is opgeslagen in URL’s op de landingspagina’s van QR-codes.

Als ze op verschillende bestemmingen worden gescand, kunnen geïntegreerde systemen de verzendstatus in realtime bijwerken.

Zoals elke importeur weet, zijn fysieke originele vrachtbrieven nodig om naar het buitenland te verschepen, anders komt je goederen niet legaal de haven binnen. Hoewel een screenshot van een opgeslagen URL misschien genoeg lijkt, kom je daarmee niet door de douane. Andere documenten (en je hebt altijd papieren exemplaren nodig, van A tot Z) kun je wel scannen en uploaden naar URL’s die aan de QR-code zijn gekoppeld, als je wilt dat de hele toeleveringsketen de papieren kan inzien. De papieren exemplaren blijven altijd bij één partij, afhankelijk van je toeleveringsketen.

We stellen voor om op individuele B2C-producten een andere QR-code te plaatsen. De landingspagina van de QR-code bevat marketinggerichte links, zoals handleidingen en verhalen over het merk, ingrediënten, kortingen, enzovoort. Op de dozen en pallets komen andere soorten QR-codes. Afhankelijk van hoe je winkel of webshop werkt, verloopt het track & trace via een externe vervoerder die aparte systemen gebruikt, ook met QR-codes. De inkomende (van fabrikant naar winkel) en uitgaande (van winkel naar klant) logistiek zullen verschillen. Je kunt één QR-code van A tot Z gebruiken als je bijvoorbeeld een windmolen (B2B) verzendt en je papieren documenten nodig hebt.