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Crear código QR
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Códigos QR para la logística y los envíos internacionales

Una furgoneta naranja de reparto con un código QR, aparcada delante de las casas a la espera de hacer una entrega.
Una caja naranja con un código QR, apilada encima de otra caja, en el suelo de un almacén con sombras.

Las cadenas de suministro y los minoristas están pasando de los códigos de barras tradicionales a los códigos de barras 2D, con la iniciativa «Sunrise 2027» a la vista. Se trata de una iniciativa impulsada por el sector y respaldada por la organización GS1 para utilizar la tecnología de códigos QR en lugar de los códigos de barras unidimensionales, de modo que las cadenas de suministro, los organismos reguladores y los consumidores finales puedan beneficiarse todos de un único código. Sin embargo, el código de barras GTIN no es el único código QR que puedes usar.

Los envíos B2B de productos como piezas de ingeniería no necesitarían el mismo tipo de código QR B2C que un código de barras para productos cosméticos. Aun así, podrías usar un generador de códigos QR para varios enlaces que muestre la información que necesitas para transportar los materiales.

Las ventajas de usar un código QR en logística y envíos internacionales

Como los códigos QR ofrecen más capacidad de datos que los códigos de barras tradicionales, las ventajas son evidentes. Dependiendo del tipo de mercancía que envíes, tus necesidades, la cadena de suministro y si se trata de un envío o producto B2B o B2C, la forma de gestionar tu código QR variará. La versatilidad de los códigos QR Multi-Link, y de los demás tipos que ofrecemos además de los códigos QR homologados por GS1, te garantiza que puedas gestionar tus envíos en cada paso del proceso.

Un único código para varios públicos permite centralizar la información

Los códigos QR que ofrecen varios enlaces vienen con una página de destino al estilo Linktree. Puedes actualizar las URL de los enlaces que confirman cuándo se ha recogido el pedido, dónde se encuentra el envío en tránsito, las instalaciones de transbordo, los almacenes por los que pueda pasar y la confirmación de la entrega en el destino final. Al hacer copias de los documentos y subirlas a las URL vinculadas a tu código QR, evitas confusiones y, en caso de que falte algún documento nacional o esté dañado, dispones de copias de seguridad. La ley exige conservar todos los documentos internacionales en papel, pero esto te da una copia de seguridad adicional para mayor claridad y tranquilidad a nivel interno en los tránsitos complicados.

Formato con varios enlaces para una organización clara

Ya sea un código QR con un GS1 Digital Link o un código QR Multi-Link, la página de destino del código QR está muy bien organizada para que no se pierda ni se confunda nada. El formato Linktree facilita las cosas a quienes no suelen usar ordenadores, como los camioneros o los que trabajan en los muelles, ya que solo tienen que escanear el código y ver la información que necesitan sin necesidad de más equipo que un smartphone o los escáneres que ya tienen.

Los códigos QR dinámicos se pueden editar

Es necesario actualizar el código a medida que mueves los materiales. En realidad, lo que harías sería actualizar las URL en el backend, sin necesidad de cambiar el código físico. Por eso los códigos QR con varios enlaces son dinámicos, a diferencia de los códigos QR estáticos. Tanto los códigos QR para logística como los de gestión de inventario requieren actualizaciones frecuentes.

Los envases inteligentes cumplen con la normativa y son prácticos

Aquí es donde la cosa se complica. Si envías un producto B2C y pones el código QR en el embalaje del producto, quizá te convenga usar un código QR diferente en las cajas y los palés que en el embalaje del producto, si así se entiende mejor la información y la organización. A través de la planificación, el ensayo y error, y la mejora de los procesos, encontrarás una rutina que te funcione. Por eso también es mejor empezar cuanto antes con el proceso de creación de códigos QR para el comercio minorista u otros sectores.

Un código QR para una etiqueta de envío, como el de FedEx, implicaría usar su sistema. Ellos ya imprimen un código QR en sus propias etiquetas de envío. Los códigos QR a los que nos referimos se usarían a lo largo de toda tu cadena de suministro, tanto para gestionar tus sistemas internos como para compartir documentación con las partes implicadas.

Los smartphones pueden traducir cualquier información que se les proporcione

Cuando haces envíos al extranjero, necesitas tener un dispositivo que te permita traducir los documentos directamente. No hay tiempo para errores, malentendidos ni idas y venidas entre ordenadores y oficinas de envío. Escanear un código QR con un smartphone o una tableta que te permita traducir lo que necesitas al instante te ahorra tiempo, esfuerzo y los costes derivados de los errores que se podrían haber cometido.

Las integraciones de API agilizan la gestión de las operaciones

Para operaciones a gran escala, como el comercio electrónico, hay integraciones de API disponibles si te interesa que los equipos técnicos den un paso más allá para automatizar ciertas operaciones. El uso de códigos QR con integraciones de API en logística permite que los sistemas (software de almacén, aplicaciones de transporte, ERP, etc.) intercambien datos al instante cuando se escanea un código. Esto ayuda a automatizar el seguimiento, las actualizaciones de inventario, el estado de los envíos y la recuperación de documentos.

Aunque crear códigos QR no requiere experiencia técnica, cuando gestionas operaciones a gran escala, la configuración inicial de la automatización de los procesos merece mucho la pena a largo plazo. Te ahorra muchísimo tiempo y esfuerzo. Algunos ejemplos de empresas que ya lo utilizan son: el escaneo en los almacenes de Amazon, el seguimiento de paquetes de DHL, el seguimiento de contenedores de Maersk y los sistemas de serialización de productos farmacéuticos.

Cómo crear un código QR para logística y envíos internacionales

A estas alturas, seguro que te estás preguntando cuánto tiempo te llevará y si es muy complicado hacerlo. No lleva mucho más tiempo que incluir códigos de barras en tus envases habituales. Si usas un GTIN, solo tienes que añadirlo al campo «Código QR aprobado por GS1». Para todos los códigos, se te pedirá que hagas lo siguiente. En realidad, no hace falta tener experiencia técnica, a menos que estés realizando integraciones de API, y las grandes empresas suelen contar con un técnico para encargarse de esos detalles. Ya sea tu equipo de marketing, el de compras o cualquier otra persona, aquí te explicamos cómo crear un código QR para logística y envíos internacionales:

  1. Ve a Trueqrcode Generador de códigos QR y elige el código QR de código de barras o la opción de código QR con varios enlaces. Estas dos son, sin duda, las mejores para este fin. Ambas te permiten incluir varios enlaces para todo lo que necesites. La única diferencia es que en la primera tendrás que introducir un GTIN.
  2. Añade tu encabezado, enlaces y redes sociales, si quieres, en los campos correspondientes. Aquí es donde diseñarás la página de destino de tu código QR. Es muy fácil añadir los colores de tu empresa y subir una imagen de tu producto para que se vea bien. Haz clic en el botón «Siguiente» que hay en la parte inferior de la pantalla.
  3. Ahora, personaliza los códigos QR como mejor te parezca. Si los vas a colocar en los envases de productos B2C, te recomendamos que uses un logotipo con código QR con los colores característicos de tu marca y que contrasten bien, para que encajen con el diseño de tu envase. Deberías hacer lo mismo con los materiales B2B y con los de mayor tamaño, para que destaquen en almacenes ajetreados, muelles y almacenes de stock.
  4. Descarga tu código QR y haz una prueba de escaneo. Es imprescindible comprobar que los enlaces sean correctos y que realmente se pueda escanear. Asegúrate de que el tamaño sea el adecuado y que se vea bien en el embalaje, y de que no esté impreso en curvas, pliegues ni arrugas. Además, haz una prueba de impresión en un solo embalaje antes de hacer varios.
  5. Ten en cuenta dónde vas a imprimir el código. Si lo pones en un sitio donde nadie pueda escanearlo, como en la parte superior de una máquina alta, dentro de una caja donde nadie lo vea, o solo en un lado de un palé en lugar de en todos los lados, se tapará durante el transporte y en los almacenes. Tienes que preguntar al departamento de logística dónde resultará más útil el código y puede que tengas que imprimirlo en varios lados de los materiales. El personal de envíos no puede estar dando la vuelta a los materiales buscando códigos ocultos que quizá ni siquiera sepan que existen, o incluso si los conocen.
  6. Puedes analizar tu código QR si te resulta útil el seguimiento de códigos QR. Así descubrirás lo que necesitas más adelante. Como puedes ver en qué ciudades, a qué horas, qué días y en qué dispositivos se ha escaneado tu código, esto te da una idea de dónde está realmente tu material si nadie te lo ha dicho.
Un cartel amarillo con un código QR en el lateral de una estantería de palés.
Una carpeta naranja para documentos con un código QR.

Buenas prácticas para el uso de códigos QR en logística y envíos internacionales

Los profesionales del transporte y la logística saben qué es lo mejor para optimizar las operaciones. Añadir códigos QR solo les ayuda a acceder a la información más rápido.

Crea códigos QR para la gestión del inventario

Al escanearlos, los códigos QR para la gestión de inventario pueden indicar al personal del almacén dónde se encuentran cada producto y cada palé, cuánto stock hay disponible y el historial de movimientos. Incluso puedes incluir cuándo llegará nuevo stock. Esto simplifica los controles de stock y reduce los errores humanos.

Usa códigos QR para el seguimiento de los pedidos y la trazabilidad

Cuando el seguimiento y la localización se hacen en tiempo real y se actualizan en los enlaces del código QR, cualquiera que lo escanee puede ver la información más reciente. Así ya no hace falta llamar al personal de la oficina para que consulte los ordenadores y te pase la información por teléfono o por correo electrónico. Los equipos de logística y las autoridades reguladoras se benefician del ahorro de tiempo y de costes.

Crea códigos QR en masa para la serialización

Para autentificar productos de lujo y de alta gama, como los electrónicos, lo mejor es utilizar la serialización y el registro mediante códigos QR con un generador de códigos QR en masa. Los códigos QR a nivel de artículo ayudan a reducir las falsificaciones y a detectar posibles irregularidades. Aunque los códigos QR no llevan ningún dispositivo de seguimiento, los datos analíticos te dirán la hora, el lugar y el dispositivo con el que se escanearon.

Crea códigos QR con varios enlaces a documentos

Los envíos internacionales requieren mucha documentación, y los originales no pueden perderse, ya que, de lo contrario, la mercancía no será admitida en el país. Sin embargo, cuando los equipos de logística quieren recibir actualizaciones en tiempo real a nivel interno, las copias de seguridad de estos documentos subidas a una URL se pueden vincular a códigos QR. Un código QR con varios enlaces reduce los retrasos que se producen al esperar correos electrónicos y llamadas telefónicas.

Usa los enlaces digitales de GS1 para garantizar la visibilidad de la cadena de suministro

Los códigos QR con GS1 Digital Links son el punto de inflexión en la visibilidad de la cadena de suministro. Podrías incluir tu GTIN, los números de lote si se tratara de un código QR a nivel de lote, las fechas de caducidad y cualquier otra información relevante que aparezca al instante. Dependiendo del dispositivo de escaneo que se utilice, un servicio de resolución redirigiría a esa persona a la información adecuada. Esto permite a fabricantes, transportistas, centros de distribución, equipos de cumplimiento normativo, consumidores, etc., ver lo que les interesa, utilizando un recurso digital centralizado.

Consejos para usar códigos QR en logística y envíos internacionales

Para que tus códigos QR sean lo más eficaces posible, ten en cuenta estos consejos.

Piensa en los problemas que tienes que resolver de forma proactiva

¿Qué información tienes que incluir a lo largo de todo tu proceso logístico? Los equipos de logística y compras conocen toda su cadena de suministro, y asegurarte de que todo funcione a la perfección desde el principio es clave para el éxito. Los procedimientos irán cambiando con el tiempo, así que es importante ser flexible. Los códigos QR dinámicos se pueden editar, así que la información que vayas añadiendo a largo plazo irá surgiendo a medida que te des cuenta de quién necesita qué y cómo se puede aprovechar mejor la tecnología en tu cadena de suministro.

Ten en cuenta la ubicación a la hora de decidir entre el embalaje del producto y el envío

Esto es muy importante. Veamos algunos ejemplos. Si tienes una tienda de comercio electrónico o eres productor de alimentos, vas a hacer envíos LTL en palés. Los códigos QR de los envases de comida no van a ser los mismos que los de un palé. Los pequeños envases de comida que van en cajas, sobre palés y en camiones frigoríficos no los escanearán los conductores. Las empresas de logística tienen sus propios códigos QR para las etiquetas de envío. Sin embargo, algunas empresas que tienen sus propios camiones, como los supermercados, usarán un sistema diferente. Tendrás que colocar los códigos físicos donde se vean y se puedan escanear según el público al que vayan dirigidos.

Por otro lado, en el caso de piezas de ingeniería de gran tamaño que no caben en contenedores para enviarlas al extranjero, puedes poner el mismo código QR en cada componente para que no se mezclen ni se confundan los números de serie al cargarlos en los camiones y al hacer el transbordo en los almacenes. También tendrías que imprimirlo en distintos lugares de la base, ya que es grande y no es fácil acceder a ella, para que se pueda escanear desde cualquier sitio.

Piensa quién va a crear el código QR

Esto depende de los equipos de embalaje, marketing y logística, del tamaño de tu empresa, de quién es tu público y de la cantidad de envíos que hagas. No hagas que esa sea la única tarea de ese puesto, porque la monotonía lleva a cometer errores. La información almacenada tiene que ser correcta y estar comprobada. Limita la creación de códigos QR a una sola persona o al menor número de personas posible, para evitar errores y duplicados. La gente piensa que los códigos QR no funcionan cuando el problema es la desorganización.

Prueba tu código QR antes de lanzarlo

Haz una prueba antes de imprimir. Asegúrate de que todos los enlaces te lleven a donde quieres. Claro, irás añadiendo más enlaces sobre la marcha, pero al menos los primeros deben funcionar, y la información que aparece en la página de destino y en la vista previa inicial tiene que ser correcta.

Prueba de nuevo en un material impreso. Esto variará según lo que envíes y a dónde. Tienes que asegurarte de que el código se pueda escanear bien donde lo hayas colocado. Asegúrate de que haya espacio en blanco a su alrededor y de que las esquinas no estén tapadas. Los códigos QR se pueden escanear aunque tengan hasta un 30 % de daños, siempre que no sea en las esquinas. También tienes que tener en cuenta el desgaste. Se puede rayar fácilmente durante el transporte.

Añade el logotipo de tu empresa a los códigos QR

Tanto si tratas con otros actores de la cadena de suministro como con los consumidores finales, el logotipo de tu empresa mantiene la coherencia de tu imagen de marca y llama la atención sobre tu embalaje. Los análisis han demostrado que, entre los consumidores, los códigos QR con logotipos simplemente funcionan mejor. Además, destaca entre el personal del almacén que busca uno de tus envíos.

Preguntas frecuentes

Estas son las preguntas más frecuentes y sus respuestas sobre el uso de códigos QR en logística y envíos internacionales.

Como pueden almacenar más datos y enlaces que los códigos de barras unidimensionales, se pueden usar para números de seguimiento, números de lote, contenido de los paquetes, detalles de seguimiento y localización, instrucciones de manipulación, información sobre pedidos e información sobre el producto almacenada en las URL que aparecen en las páginas de destino de los códigos QR.

Cuando se escanean en distintos destinos, los sistemas integrados pueden actualizar el estado del envío en tiempo real.

Como cualquier importador sabe, los conocimientos de embarque originales en papel son imprescindibles para hacer envíos al extranjero; si no, tu mercancía no podrá entrar legalmente en el puerto. Aunque hacer una captura de pantalla de una URL guardada pueda parecer suficiente, no te servirá para pasar la aduana. Sin embargo, el resto de la documentación (y siempre necesitarás copias impresas de principio a fin) se puede escanear y subir a direcciones URL vinculadas al código QR si necesitas que toda la cadena de suministro pueda ver la documentación. Las copias impresas siempre se quedan en una sola entidad, dependiendo de tu cadena de suministro.

Te sugerimos que pongas un código QR diferente en cada producto B2C. La página a la que lleve el código QR tendrá enlaces de marketing, como tutoriales e historias sobre la marca, los ingredientes, descuentos, etc. Las cajas y los palés tendrán distintos tipos de códigos QR. Dependiendo de cómo funcione tu tienda física o tu tienda online, el seguimiento y la localización se harían a través de un transportista habitual, que utilizaría sistemas independientes, también con códigos QR. La logística de entrada (del fabricante a la tienda) y de salida (de la tienda al cliente) serán diferentes. Puedes usar un solo código QR de principio a fin si envías algo como un molino de viento en el ámbito B2B y necesitas copias impresas.