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Usa códigos QR en PDF para documentos legales y de cumplimiento normativo

un cartel con niños riendo para una aseguradora
Códigos QR en periódicos o revistas con fines educativos

Los códigos QR para documentos legales y de cumplimiento normativo son muy prácticos para archivos PDF demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico, para información destinada a varias partes o al público en general, para acuerdos de condiciones de servicio y para documentos dinámicos que se pueden editar en el backend sin tener que volver a imprimir los códigos físicos, etc., lo que permite ahorrar grandes cantidades de papel.

El código QR del PDF sirve como una herramienta práctica para acceder a los documentos. No siempre constituye una prueba legal definitiva. Quienes trabajan en equipos jurídicos saben que los códigos QR no sirven para entregar documentos legales, obtener las firmas necesarias ni para nada que requiera la verificación de la identidad o la prueba de entrega.

En este caso práctico, vamos a explicar por qué los códigos QR en PDF son la forma más rápida y segura de compartir archivos jurídicos, ya sean grandes o pequeños —incluso si están comprimidos en formato PDF—, y lo útiles que resultan los códigos QR en ciertas situaciones para los equipos jurídicos y sus partes interesadas.

Las ventajas de usar códigos QR en archivos PDF para documentos legales y de cumplimiento normativo

El uso de códigos QR para archivos PDF de carácter jurídico y de cumplimiento normativo es cada vez más habitual gracias a la facilidad de edición y la versatilidad de la tecnología de los códigos QR. Estas son solo algunas de las principales ventajas:

Acceso inmediato a los documentos

Los usuarios pueden escanear un código QR y acceder e descargar al instante archivos de gran tamaño en su dispositivo. Esto resulta muy práctico para políticas, avisos legales y contratos. Además, ahorra tiempo durante las auditorías o inspecciones.

Los códigos QR dinámicos se pueden editar para actualizarlos fácilmente

Puedes editar un código QR dinámico en el panel de administración sin cambiar el código físico. Tu público no recibirá las actualizaciones automáticamente, pero sí las verá cuando vuelvan a escanear el código. Así que, cuando haya cambios en los contratos, las políticas, etc., puedes subir tu nuevo PDF y avisar a tu público del cambio.

Los códigos QR en PDF reducen el papeleo

Olvídate de imprimir montones de papeles cada vez que se modifican cientos de páginas. Esto se traduce en un negocio más sostenible y en una reducción de los gastos de impresión, tanto de tinta como de papel y maquinaria.

Compartir contenido al instante

En lugar de rellenar los formularios y llevarlos a algún sitio, puedes recibirlos, rellenar los datos necesarios o añadir firmas electrónicas y enviarlos de vuelta por vía electrónica.

Los códigos QR son seguros

Cuando concedes acceso a determinados usuarios a códigos QR específicos con archivos PDF protegidos con contraseña, solo los usuarios autorizados podrán ver el documento. El creador también puede hacer un seguimiento del código QR a través del panel de análisis, para ver cuándo se escaneó el código, desde qué ciudad y en qué dispositivo.

Cómo crear códigos QR para documentos legales y de cumplimiento normativo

Aquí te explicamos cómo crear un código QR de forma rápida y segura. Prueba nuestro generador de códigos QR favorito: es la solución más segura y fiable que hay.

Paso 1: Ve al generador de códigos QR de Trueqrcode y haz clic en la opción «PDF». Ahora, arrastra tu PDF a la sección de contenido. Si prefieres usar una URL para alojar tus archivos, puedes usar la opción «URL del sitio web» y añadir el enlace. Lee más sobre la seguridad en nuestra sección de consejos.

Paso 2: Ve a la derecha y diseña tu marco (más detalles en el paso siguiente), añade un logotipo con código QR en el centro (no tapes las esquinas o no se podrá escanear) y usa colores contrastados y característicos de tu marca para que tu empresa sea reconocible; eso sí, el contraste sirve para que el código se escanee bien. Los códigos QR personalizables son fáciles de crear y le dan un toque profesional a tu papelería y al resto de materiales de la empresa. También puedes crear formas y colores interesantes que se adapten a tu estilo.

Paso 3: En cuanto al recuadro, añade una llamada a la acción. Aquí tienes un límite de caracteres, así que puedes optar por no incluir un marco o crear uno sin llamada a la acción; sin embargo, en ese caso, debes añadir una en el material en el que imprimas el código. La gente necesita saber por qué está escaneando. Hazlo claro y conciso. Piénsalo con antelación.

Paso 4: Descarga e imprime tu código QR. Asegúrate de que mida al menos 2” x 2” y de que haya suficiente espacio en blanco a su alrededor; si no, no se podrá escanear.

Paso 5: Prueba tu código antes de imprimir para asegurarte de que se escanea bien. Vuelve a probarlo después de imprimirlo físicamente. Si vas a imprimir en un montón de materiales, prueba uno antes que el resto. La segunda prueba sirve para asegurarte de que el material no afecta a la capacidad de escaneo. No imprimas sobre arrugas, curvas pronunciadas, pliegues ni cosas muy brillantes. Los folletos brillantes y las ventanas siguen funcionando, ¡pero compruébalo de todos modos!

Póster con infografías y códigos QR en una oficina de finanzas
Un código QR en formato PDF de una clínica dental en un sobre azul y verde

Buenas prácticas en el uso de códigos QR en archivos PDF para documentos legales y de cumplimiento normativo

Hay un montón de formas de usar los códigos QR para archivos PDF en el ámbito jurídico. Estos son solo algunos ejemplos, pero las posibilidades se amplían aún más en función de tus necesidades, tu público y tu sector.

Enlace a los paquetes de documentos

Se puede vincular un archivo PDF o una URL a un código QR. Esto puede incluir paquetes de documentos que se combinan en un solo PDF para organizarlos más fácilmente. O bien, puedes probar con una URL si quieres adjuntar muchos archivos PDF sin tener que combinarlos en uno solo. Te explicaremos cómo hacerlo de forma segura en nuestra sección de consejos más abajo.

Indica a los clientes dónde encontrar los formularios de admisión

Es una forma sencilla de compartir información que se puede rellenar en un móvil mientras esperas en la sala de espera, en lugar de usar tabletas caras para los clientes o hacer que los recepcionistas tengan que volver a teclear todo lo que el cliente ha rellenado a mano. Además, así se evitan los errores humanos que pueden surgir al pasar la información de una persona a otra.

Sustituir los contratos impresos para varias personas

Escanear un código QR facilita que todas las partes tengan la versión más actualizada de los contratos. Como todos los códigos QR de Trueqrcode son dinámicos, puedes actualizarlos en cualquier momento desde el panel de control sin tener que volver a imprimir el código físico. La versión final acordada se puede imprimir para firmarla.

Enlace a los anexos en tamaño grande

Un expediente judicial suele contener una gran cantidad de documentos. Los tribunales pueden limitar el tamaño de los archivos. Comprimir los documentos y las pruebas en un PDF puede evitar tener que imprimir cientos de páginas.

Cumplimiento normativo y acceso a las políticas

En el caso de los documentos legales que pueden actualizarse con el tiempo y que deben estar a la vista del público, es más práctico que los usuarios escaneen un código QR para recibir la última versión de la política o de las condiciones de uso.

Consejos para usar códigos QR en archivos PDF para documentos legales y de cumplimiento normativo

Los códigos QR en PDF para documentos legales deben cumplir con la normativa, ser fiables, seguros y estar preparados para una posible auditoría. No basta con que se puedan escanear. Veamos cómo hacerlo.

Usa siempre códigos QR dinámicos

¿Cuál es la diferencia entre un código QR estático y uno dinámico? El primero no se puede editar ni rastrear; dos cosas que son absolutamente necesarias para los documentos que cambian constantemente en el ámbito jurídico y del cumplimiento normativo.

Puedes proteger un PDF vinculado

Usar una URL o una página web protegida con contraseña es seguro. Usar servicios de almacenamiento en la nube de acceso público o repositorios de archivos públicos no es la mejor opción. También puedes usar enlaces con fecha de caducidad y actualizarlos en el código QR cuando sea necesario.

Usa el seguimiento de tu escaneo

Esta función no es solo para los profesionales del marketing. Te permite saber si alguien está escaneando el código desde un lugar extraño o si ni siquiera ha abierto el documento. El panel de control del código QR no te da pruebas de que lo hayan leído ni de quién lo ha escaneado, pero sí te da información y puede hacerte sospechar si algo no cuadra. Esto es útil para el cumplimiento normativo y los registros de auditoría por si surgiera algún problema.

Usa un servicio de alojamiento privado y seguro para archivos PDF

No uses servicios de almacenamiento en la nube pública con anuncios y URL que puedan ser modificadas más adelante por nuevos usuarios o por la propia empresa. Aquí es donde la gente se muestra recelosa a la hora de usar códigos QR, porque suelen recurrir a generadores gratuitos que luego hacen cambios misteriosos, lo que provoca caos y daña la reputación. También tienes que prestar atención a las URL en el backend. Suponemos que, dependiendo de tu región, los profesionales del derecho sabrán qué es lo legal en cuanto al lugar donde almacenan sus documentos. Pero, por si acaso, te aconsejamos que nunca pongas nada en trámite en un espacio público. Las URL públicas que redirigen a sitios web, por ejemplo, incluirían políticas públicas y términos y condiciones a los que todo el mundo debería poder acceder. En ese caso, tienes que decidir qué es lo mejor para tu propósito.

Una nota importante: nuestros códigos QR para PDF te permiten arrastrar y soltar el PDF, dirigir el escáner directamente al documento y descargarlo al instante. Puedes añadir nuevas versiones del documento tantas veces como quieras, pero tendrás que avisar tú mismo a los usuarios para que vuelvan a escanearlo. Los códigos QR no pueden avisar a la gente, ya que no tienen su información de contacto. Si decides usar una URL para alojar tus PDF, ten en cuenta nuestras precauciones.

Piensa dónde imprimes tu código

Si se trata de una política pública, tienen que poder acceder a ella. Si es un asunto privado, ¿enviarías el código por correo certificado al usuario? ¿O por correo electrónico, aunque tendrían que escanearlo desde el móvil al ordenador? Así que piensa en qué te conviene más a ti y a tu público. ¿Quieres códigos públicos o privados? ¿Cuántas veces vas a actualizar el documento? ¿La gente va a tener que venir a tu oficina todos los días a volver a escanearlo si es ahí donde está el código? Los códigos QR son prácticos, pero piensa en los puntos de acceso antes de imprimirlos.

Preguntas frecuentes

Estas son las preguntas más frecuentes y sus respuestas sobre cómo crear un código QR para documentos legales y de cumplimiento normativo.

Es un código QR que permite al escáner descargar un archivo PDF al instante, para acceder de inmediato a documentos largos o cortos.

Para los términos y condiciones, las políticas de privacidad, los certificados de conformidad, los manuales de seguridad, los borradores entre compañeros, etc.

Los códigos QR reducen el papeleo, los gastos de impresión y el desperdicio de papel, y permiten acceder a materiales actualizados.

Solo tienes que subir el nuevo cada vez que haya un cambio, sin necesidad de volver a imprimir el código físico. Tendrás que avisar a tu público por separado para que vuelvan a escanear el código.

Si tienes distintos tipos de archivos con documentos legales y de cumplimiento normativo, como una página web, puedes crear otro tipo de código QR que se adapte a tus necesidades.