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QR Code erstellen
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Verwende PDF-QR-Codes für Rechts- und Compliance-Dokumente

Ein Plakat mit lachenden Kindern für eine Versicherung
QR-Codes in Zeitungen oder Zeitschriften zu Bildungszwecken

QR-Codes für Rechts- und Compliance-Dokumente sind praktisch für PDF-Dateien, die zu groß für E-Mails sind, für Informationen, die mehrere Parteien betreffen, oder für allgemeine Informationen zu öffentlichen Richtlinien, Nutzungsbedingungen und andere Dokumente, die im Hintergrund bearbeitet werden können, ohne dass physische Codes neu gedruckt werden müssen, usw. Dadurch lässt sich eine Menge Papier sparen.

Der PDF-QR-Code dient als praktisches Mittel, um auf Dokumente zuzugreifen. Er ist nicht immer der endgültige rechtliche Nachweis. Wer in Rechtsabteilungen arbeitet, weiß, dass QR-Codes nicht dazu gedacht sind, rechtliche Dokumente zu übermitteln, erforderliche Unterschriften einzuholen oder irgendetwas zu erledigen, was eine Identitätsprüfung oder einen Zustellnachweis erfordert.

In diesem Anwendungsfall beschreiben wir, warum PDF-QR-Codes die schnellste und sicherste Möglichkeit sind, große oder kleine juristische Dateien – etwa komprimierte PDF-Dateien – zu teilen, und wie nützlich QR-Codes in bestimmten Situationen für Rechtsteams und ihre Stakeholder sind.

Die Vorteile der Verwendung von PDF-QR-Codes für Rechts- und Compliance-Dokumente

Die Verwendung von QR-Codes für PDF-Dateien mit rechtlichen und Compliance-Inhalten wird aufgrund der Bearbeitbarkeit und Vielseitigkeit der QR-Code-Technologie immer häufiger. Hier sind nur einige der wichtigsten Vorteile:

Sofortiger Zugriff auf Dokumente

Nutzer können einen QR-Code scannen und sofort auf große Dateien zugreifen sowie diese auf ihr Gerät herunterladen. Das ist besonders praktisch für Richtlinien, Hinweise und Verträge. Außerdem spart es Zeit bei Audits oder Inspektionen.

Dynamische QR-Codes lassen sich bearbeiten, sodass Aktualisierungen ganz einfach sind

Du kannst einen dynamischen QR-Code im Backend bearbeiten, ohne den physischen Code zu ändern. Deine Zielgruppe erhält die Aktualisierungen nicht automatisch, aber wenn sie den Code erneut scannen, werden sie darüber informiert. Wenn du also Änderungen an Verträgen, Richtlinien usw. vornimmst, kannst du deine neue PDF-Datei hochladen und deine Zielgruppe über die Änderung informieren.

PDF-QR-Codes reduzieren den Papierkram

Vergiss das Ausdrucken von Unmengen an Papierkram, jedes Mal, wenn Hunderte von Seiten geändert werden. Das bedeutet ein nachhaltigeres Geschäft und geringere Druckkosten durch Einsparungen bei Tinte, Papier und Maschinen.

Sofortiges Teilen von Inhalten

Anstatt Formulare auszufüllen und sie persönlich abzugeben, kannst du die Unterlagen erhalten, die erforderlichen Angaben eintragen oder elektronisch unterschreiben und sie dann elektronisch zurücksenden.

QR-Codes sind sicher

Wenn du bestimmten Nutzern Zugriff auf bestimmte QR-Codes mit passwortgeschützten PDFs gewährst, können nur autorisierte Nutzer das Dokument einsehen. Der Ersteller kann einen QR-Code außerdem über das Analyse-Dashboard nachverfolgen und sehen, wann der Code gescannt wurde, aus welcher Stadt und auf welchem Gerät.

So erstellst du QR-Codes für Rechts- und Compliance-Dokumente

So erstellst du schnell und sicher einen QR-Code. Probier unseren Top-QR-Code-Generator aus – die sicherste und zuverlässigste Lösung auf dem Markt.

Schritt 1: Geh zum Trueqrcode-QR-Code-Generator und klick auf die Option „PDF“. Zieh nun deine PDF-Datei in den Inhaltsbereich. Wenn du deine Dateien über eine URL hosten möchtest, kannst du die Option „Website-URL“ nutzen und den Link hinzufügen. Mehr zu diesem Sicherheitsaspekt erfährst du in unserem Abschnitt mit den Tipps.

Schritt 2: Geh nach rechts und gestalte deinen Rahmen (mehr dazu im nächsten Schritt), füge in der Mitte ein QR-Code-Logo ein (verdecke dabei nicht die Ecken, sonst lässt sich der Code nicht scannen) und wähle markenspezifische, kontrastreiche Farben, damit deine Firma erkennbar ist – wobei letzteres dazu dient, dass der Code gut gescannt werden kann. Individuell anpassbare QR-Codes lassen sich ganz einfach erstellen und verleihen deinem Briefpapier und anderen Unternehmensmaterialien einen professionellen Touch. Du kannst auch interessante Formen und Farben gestalten, die zu dir passen.

Schritt 3: Füge in deinem Rahmen einen Aufruf zum Handeln hinzu. Da du hier nur eine begrenzte Zeichenanzahl hast, kannst du entweder auf einen Rahmen verzichten oder einen ohne Aufruf zum Handeln erstellen; in diesem Fall musst du jedoch einen solchen Aufruf auf dem Material hinzufügen, auf dem du den Code druckst. Die Leute müssen wissen, warum sie den Code scannen. Formuliere ihn klar und prägnant. Überlege dir das schon im Voraus.

Schritt 4: Lade deinen QR-Code herunter und drucke ihn aus. Achte darauf, dass er mindestens 2” x 2” groß ist und rundherum genügend Weißraum hat, sonst lässt er sich nicht scannen.

Schritt 5: Teste deinen Code vor dem Drucken, um sicherzustellen, dass er gescannt werden kann. Teste ihn nach dem Ausdrucken noch einmal. Wenn du auf viele verschiedene Materialien druckst, teste erst eines davon. Der zweite Test dient dazu, sicherzustellen, dass dein Material die Scanbarkeit nicht beeinträchtigt. Drucke nicht auf Knicken, extremen Rundungen, Falten oder extrem glänzenden Oberflächen. Glänzende Broschüren und Fenster funktionieren zwar, aber teste es trotzdem!

Ein Poster mit Infografiken und QR-Codes in einem Finanzbüro
Ein PDF-QR-Code für eine Zahnarztpraxis auf einem blau-grünen Werbebrief

Bewährte Vorgehensweisen bei der Verwendung von PDF-QR-Codes für Rechts- und Compliance-Dokumente

Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie du QR-Codes für PDFs im juristischen Bereich nutzen kannst. Das sind nur ein paar Beispiele, aber die Möglichkeiten lassen sich je nach deinen Bedürfnissen, deiner Zielgruppe und deiner Branche noch weiter ausbauen.

Link zu Dokumentenpaketen

Mit einem QR-Code kann eine PDF-Datei oder eine URL verknüpft werden. Dabei kann es sich um Dokumentenbündel handeln, die zur besseren Übersichtlichkeit zu einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst wurden. Oder du kannst eine URL verwenden, wenn du mehrere PDF-Dateien anhängen möchtest, ohne sie zu einer einzigen Datei zusammenzufassen. Wie du das sicher machst, erklären wir dir weiter unten in unserem Tipps-Bereich.

Leite die Kunden zu den Anmeldeformularen weiter

Das ist eine einfache Möglichkeit, Informationen weiterzugeben, die man auf einem Mobilgerät im Wartezimmer eingeben kann – statt teure Tablets für Kunden zu nutzen oder die Rezeptionisten alles, was der Kunde mit Stift ausgefüllt hat, noch einmal abtippen zu lassen. Das verringert auch das Risiko von menschlichen Fehlern, die beim Übertragen der Informationen zwischen den Schreibkräften entstehen können.

Gedruckte Verträge für mehrere Personen ersetzen

Das Scannen eines QR-Codes macht es für mehrere Parteien einfacher, immer über die aktuellste Version von Verträgen zu verfügen. Da alle QR-Codes von Trueqrcode dynamisch sind, kannst du sie jederzeit im Backend aktualisieren, ohne den physischen Code neu drucken zu müssen. Die endgültige, vereinbarte Version kann dann zum Unterschreiben ausgedruckt werden.

Link zu größeren Anhängen

Eine Gerichtsakte umfasst eine große Menge an Dokumenten. Gerichte können die Dateigröße begrenzen. Durch das Komprimieren von Dokumenten und Beweismitteln in eine PDF-Datei lässt sich vermeiden, dass Hunderte von Seiten ausgedruckt werden müssen.

Einhaltung von Vorschriften und Zugriff auf Richtlinien

Bei rechtlichen Dokumenten, die im Laufe der Zeit aktualisiert werden können und öffentlich einsehbar sein müssen, ist es praktischer, wenn die Leser einen QR-Code scannen, um die aktuellste Version der Richtlinie oder der Nutzungsbedingungen zu erhalten.

Tipps zur Verwendung von PDF-QR-Codes für Rechts- und Compliance-Dokumente

PDF-QR-Codes für juristische Dokumente sollten den Vorschriften entsprechen, zuverlässig und sicher sein und im Falle einer Prüfung einsatzbereit sein. Sie müssen mehr können, als nur scannbar zu sein. Schauen wir uns mal an, wie das geht.

Verwende immer dynamische QR-Codes

Was ist der Unterschied zwischen einem statischen und einem dynamischen QR-Code? Ersterer lässt sich weder bearbeiten noch nachverfolgen – zwei Dinge, die für sich ständig ändernde Dokumente im Rechts- und Compliance-Bereich absolut notwendig sind.

Du kannst ein verlinktes PDF schützen

Die Nutzung einer URL oder einer Website, die passwortgeschützt ist, ist sicher. Die Nutzung von öffentlich gehosteten Cloud-Speichern oder öffentlichen Datei-Repositorien ist nicht die beste Wahl. Du kannst auch Links mit Ablaufdatum verwenden und diese bei Bedarf im QR-Code aktualisieren.

Nutze deine Scan-Nachverfolgung

Diese Funktion ist nicht nur für Marketingfachleute gedacht. Du kannst erkennen, ob jemand den Code von einem ungewöhnlichen Ort aus scannt oder das Dokument gar nicht erst aufgerufen hat. Das QR-Code-Dashboard liefert dir zwar keinen Beweis dafür, dass jemand den Code gelesen hat oder wer ihn gescannt hat, gibt dir aber Einblicke und kann Fragen aufwerfen, wenn etwas nicht ganz stimmt. Das ist hilfreich für Compliance- und Prüfpfade, falls mal was passieren sollte.

Nutze ein privates und sicheres Hosting für PDFs

Verwende keinen öffentlichen Cloud-Speicher mit Werbung und URLs, die später von neuen Nutzern oder dem Unternehmen geändert werden können. Genau hier sind die Leute skeptisch gegenüber der Verwendung von QR-Codes, weil sie kostenlose QR-Code-Generatoren nutzen, die später mysteriöse Änderungen vornehmen – was zu Chaos und Reputationsschäden führt. Du musst dich auch um die URLs im Backend kümmern. Wir gehen davon aus, dass Juristen – je nach Region – wissen, was hinsichtlich der Speicherung ihrer Dokumente rechtlich zulässig ist. Aber nur für den Fall: Wir raten dir, niemals etwas, das sich noch in Bearbeitung befindet, in einem öffentlichen Bereich zu veröffentlichen. Öffentliche URLs, die beispielsweise auf Websites verweisen, würden öffentliche Richtlinien und Nutzungsbedingungen enthalten, auf die alle Menschen Zugriff haben müssten. In diesem Fall musst du entscheiden, was für deinen Zweck am besten ist.

Ein wichtiger Hinweis am Rande: Mit unseren PDF-QR-Codes kannst du die PDF-Datei per Drag & Drop verschieben, den Scanner direkt zum Dokument leiten und es sofort herunterladen. Du kannst so oft du willst neue Versionen des Dokuments hinzufügen, musst die Nutzer aber selbst darüber informieren, dass sie es erneut scannen müssen. QR-Codes können die Nutzer nicht benachrichtigen, da sie keine Kontaktdaten enthalten. Wenn du dich entscheidest, deine PDFs über eine URL zu hosten, beachte bitte unsere Vorsichtsmaßnahmen.

Überleg dir, wo du deinen Code ausdruckst

Wenn es sich um eine öffentliche Richtlinie handelt, brauchen die Nutzer Zugriff darauf. Wenn es eine private Angelegenheit ist: Würdest du den Code per Einschreiben an den Nutzer schicken? Oder per E-Mail, wobei die Nutzer ihn dann vom Handy auf den Computer scannen müssten? Überleg dir also, was für dich und deine Zielgruppe am besten funktioniert. Willst du öffentliche oder private Codes? Wie oft wirst du das Dokument aktualisieren? Werden die Leute jeden Tag in dein Büro kommen, um den Code neu zu scannen, wenn er dort liegt? QR-Codes sind praktisch, aber überleg dir vor dem Ausdrucken, wo die Zugangsmöglichkeiten sind.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du die häufigsten Fragen und Antworten zum Erstellen eines QR-Codes für juristische und Compliance-Dokumente.

Das ist ein QR-Code, mit dem der Scanner sofort eine PDF-Datei herunterladen kann, um sofort auf große oder kleine Dokumente zuzugreifen.

Für AGB, Datenschutzerklärungen, Konformitätsbescheinigungen, Sicherheitshandbücher, Entwürfe unter Kollegen usw.

QR-Codes reduzieren den Papierkram, die Druckkosten und den Papiermüll und bieten aktuellen Zugriff auf Materialien.

Lade einfach die neue Version hoch, sobald sich etwas ändert, ohne den physischen Code neu zu drucken. Du müsstest deine Zielgruppe separat darüber informieren, den Code erneut zu scannen.

Wenn du verschiedene Dateitypen mit Rechts- und Compliance-Dokumenten hast, wie zum Beispiel eine Website, kannst du eine andere Art von QR-Code erstellen, die für dich geeignet ist.