Usa i codici QR in formato PDF per i documenti legali e di conformità

I codici QR per i documenti legali e di conformità sono utili per i file PDF troppo grandi per essere inviati via e-mail, per le informazioni destinate a più parti o al pubblico in generale, per i termini di servizio, per i documenti dinamici che possono essere modificati dal back-end senza dover ristampare i codici fisici, ecc., consentendo così di risparmiare grandi quantità di carta.

Il codice QR nel PDF è un modo comodo per accedere ai documenti. Non è sempre una prova legale definitiva. Chi lavora nei team legali sa bene che i codici QR non vanno usati per notificare atti legali, ottenere le firme necessarie o per qualsiasi cosa che richieda la verifica dell’identità o la prova di consegna.

In questo caso d’uso, ti spiegheremo perché i codici QR in formato PDF sono il modo più veloce e sicuro per condividere file legali, grandi o piccoli che siano, anche se si tratta di PDF compressi, e quanto siano utili i codici QR in determinati scenari per i team legali e le parti interessate.

I vantaggi dell'uso dei codici QR nei PDF per i documenti legali e di conformità

L’uso dei codici QR per i PDF legali e di conformità sta diventando sempre più diffuso grazie alla possibilità di modificarli e alla versatilità della tecnologia dei codici QR. Ecco solo alcuni dei principali vantaggi:

Accesso immediato ai documenti

Gli utenti possono scansionare un codice QR e accedere subito ai file di grandi dimensioni, scaricandoli direttamente sul proprio dispositivo. È una soluzione comoda per polizze, informative e contratti. Inoltre, fa risparmiare tempo durante gli audit o le ispezioni.

I codici QR dinamici sono modificabili, così puoi aggiornarli facilmente

Puoi modificare un codice QR dinamico dal backend senza cambiare il codice fisico. Il tuo pubblico non riceverà automaticamente gli aggiornamenti, ma li vedrà quando scansionerà di nuovo il codice. Quindi, quando ci sono modifiche ai contratti, alle politiche, ecc., puoi caricare il nuovo PDF e avvisare il tuo pubblico del cambiamento.

I codici QR nei PDF riducono il lavoro cartaceo

Dimentica di stampare montagne di documenti ogni volta che vengono modificate centinaia di pagine. Questo significa un’attività più sostenibile e minori spese di stampa grazie al risparmio su inchiostro, carta e costi delle macchine.

Condivisione immediata dei contenuti

Invece di compilare i moduli cartacei e riportarli di persona, puoi ricevere i documenti, inserire le informazioni necessarie o apporre la firma digitale e rispedirli elettronicamente.

I codici QR sono sicuri

Quando concedi l’accesso a determinati utenti a specifici codici QR con file PDF protetti da password, solo gli utenti autorizzati potranno visualizzare il documento. Chi ha creato il codice può anche monitorarne l’utilizzo tramite la dashboard di analisi, per vedere quando è stato scansionato, da quale città e su quale dispositivo.

Come creare codici QR per documenti legali e di conformità

Ecco come creare un codice QR in modo veloce e sicuro. Prova il nostro generatore di codici QR numero uno: è la soluzione più sicura e affidabile che ci sia.

Passo 1: Vai sul generatore di codici QR Trueqrcode e clicca sull’opzione “PDF”. Ora trascina il tuo PDF nell’area dedicata al contenuto. Se preferisci usare un URL per ospitare i tuoi file, puoi utilizzare l’opzione “URL del sito web” e aggiungere il link. Per saperne di più sulla sicurezza, dai un’occhiata alla nostra sezione dei consigli.

Passo 2: Vai a destra e crea la tua cornice (maggiori dettagli nel passo seguente), aggiungi un logo con codice QR al centro (non coprire gli angoli, altrimenti non si scansiona) e usa colori contrastanti e in linea con il tuo marchio, in modo che la tua azienda sia riconoscibile, ma che il codice si possa scansionare bene. I codici QR personalizzabili sono semplici da realizzare e danno un tocco professionale alla tua cancelleria e agli altri materiali aziendali. Puoi anche creare forme e colori interessanti che si adattino al tuo stile.

Passo 3: Per quanto riguarda la cornice, aggiungi una call to action. Qui hai un limite di caratteri, quindi puoi scegliere di non inserire il riquadro o di crearne uno senza invito all’azione; in tal caso, però, devi aggiungerne uno sul materiale su cui stampi il codice. Le persone devono sapere perché stanno scansionando il codice. Sii chiaro e conciso. Pensaci bene in anticipo.

Passo 4: Scarica e stampa il tuo codice QR. Assicurati che sia almeno 2” x 2” e che ci sia abbastanza spazio bianco intorno, altrimenti non verrà letto.

Passo 5: Prova il tuo codice prima di stamparlo per assicurarti che sia leggibile. Riprova dopo averlo stampato fisicamente. Se devi stampare su un sacco di materiali, provane uno prima di tutti gli altri. Il secondo test serve a verificare che il materiale non riduca la leggibilità del codice. Non stampare su pieghe, curve estreme, pieghe o oggetti estremamente lucidi. Gli opuscoli lucidi e le finestre funzionano comunque, ma fai comunque una prova!

Migliori pratiche per l'uso dei codici QR nei PDF relativi a documenti legali e di conformità

Ci sono tantissimi modi per usare i codici QR con i PDF nel settore legale. Questi sono solo alcuni esempi, ma le possibilità si ampliano ulteriormente a seconda delle tue esigenze, del tuo pubblico e del tuo settore.

Link alle raccolte di documenti

A un codice QR puoi associare un file PDF o un URL. Può trattarsi, ad esempio, di una raccolta di documenti uniti in un unico PDF per facilitarne l’organizzazione. Oppure puoi provare a inserire un URL se vuoi allegare più file PDF senza unirli in un unico file. Ti spiegheremo come farlo in modo sicuro nella nostra sezione dei consigli qui sotto.

Indirizza i clienti ai moduli di registrazione

Questo è un modo semplice per condividere le informazioni, che possono essere inserite direttamente da un dispositivo mobile mentre sei in sala d’attesa, invece di usare costosi tablet per i clienti o costringere gli addetti alla reception a digitare di nuovo tutto quello che il cliente ha compilato a penna. Inoltre, questo riduce il rischio di errori umani dovuti al trasferimento delle informazioni tra chi digita.

Sostituisci i contratti stampati per più persone

La scansione di un codice QR permette a più parti di avere la versione più aggiornata dei contratti. Dato che tutti i codici QR di Trueqrcode sono dinamici, puoi aggiornarli in qualsiasi momento dal backend senza dover ristampare il codice fisico. La versione finale concordata può essere stampata per la firma.

Link agli allegati in formato più grande

Un fascicolo giudiziario contiene una grande quantità di documenti. I tribunali potrebbero limitare le dimensioni dei file. Comprimere documenti e prove in un PDF può evitare di dover stampare centinaia di pagine.

Conformità e accesso alle politiche

Per i documenti legali che potrebbero essere aggiornati nel tempo e che devono essere accessibili al pubblico, è più pratico chiedere ai lettori di scansionare un codice QR per ricevere l’ultima versione della politica o dei termini di servizio.

Consigli per l'uso dei codici QR nei PDF relativi a documenti legali e di conformità

I codici QR in formato PDF per i documenti legali devono essere conformi, affidabili, sicuri e pronti in caso di verifica. Non devono limitarsi semplicemente a essere scansionabili. Scopriamo come.

Usa sempre codici QR dinamici

Qual è la differenza tra un codice QR statico e uno dinamico? Il primo non è modificabile né tracciabile; due caratteristiche assolutamente indispensabili per i documenti in continua evoluzione nel settore legale e della conformità.

Puoi proteggere un PDF collegato

Usare un URL o un sito protetto da password è sicuro. Usare servizi di archiviazione cloud pubblici o archivi di file accessibili a tutti non è la scelta migliore. Puoi anche usare link con scadenza e aggiornarli nel codice QR quando serve.

Usa il monitoraggio della scansione

Questa funzione non è solo per chi si occupa di marketing. Puoi capire se qualcuno sta scansionando il codice da una posizione insolita o se non ha nemmeno aperto il documento. La dashboard dei codici QR non ti dà la prova che l’abbiano letto, né ti dice chi ha scansionato il codice, ma ti offre comunque informazioni utili e può farti sorgere qualche dubbio se qualcosa non ti sembra giusto. Questo è utile per la conformità e per le tracce di audit nel caso in cui dovesse presentarsi qualche problema.

Usa un servizio di hosting privato e sicuro per i PDF

Non usare servizi di archiviazione su cloud pubblici con pubblicità e URL che possono essere modificati in seguito dai nuovi utenti o dall’azienda. È proprio per questo che le persone sono diffidenti nei confronti dei codici QR: usano generatori gratuiti che poi apportano modifiche misteriose, causando caos e danneggiando la reputazione. Devi anche prestare attenzione agli URL nel backend. Partiamo dal presupposto che, a seconda della tua regione, i professionisti del settore legale sappiano bene quali siano le norme relative al luogo in cui archiviare i propri documenti. Ma, per sicurezza, ti consigliamo di non pubblicare mai nulla che sia ancora in fase di elaborazione in uno spazio pubblico. Gli URL pubblici che rimandano a siti web, ad esempio, conterrebbero politiche aziendali e termini e condizioni a cui tutti dovrebbero poter accedere. In questo caso, devi decidere cosa è meglio per le tue esigenze.

Una nota importante: i nostri codici QR per PDF ti permettono di trascinare il PDF, indirizzare lo scanner direttamente al documento e scaricarlo subito. Puoi aggiungere nuove versioni del documento tutte le volte che vuoi, ma devi avvisare tu stesso gli utenti di eseguire una nuova scansione. I codici QR non possono avvisare le persone perché non dispongono delle loro informazioni di contatto. Se decidi di utilizzare un URL per ospitare i tuoi PDF, tieni conto delle nostre precauzioni.

Pensa a dove stampi il tuo codice

Se si tratta di una politica pubblica, devono potervi accedere. Se invece è una questione privata, invieresti il codice tramite raccomandata all’utente? Oppure via e-mail, ma in quel caso dovrebbero scansionarlo dal cellulare al computer. Quindi pensa a cosa funziona meglio per te e per il tuo pubblico. Preferisci codici pubblici o privati? Quante volte aggiornerai il documento? La gente verrà ogni giorno nel tuo ufficio per scansionare di nuovo il codice, se è lì che si trova? I codici QR sono comodi, ma pensa ai punti di accesso prima di stamparli.

Caratteristiche

Tipi di QR

Industrie

CASI D'USO

Convertire

Azienda

Supporto

Knowledge