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Créer un code QR
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Utilise les codes QR au format PDF pour les documents juridiques et de conformité

une affiche montrant des enfants qui rient pour une assurance
Les codes QR dans les journaux ou les magazines à des fins éducatives

Les codes QR pour les documents juridiques et de conformité sont pratiques pour les fichiers PDF trop volumineux pour être envoyés par e-mail, pour les informations destinées à plusieurs parties ou au grand public (comme les politiques générales, les conditions d’utilisation, etc.), ainsi que pour les documents évolutifs qui peuvent être modifiés en arrière-plan sans avoir à réimprimer les codes physiques, ce qui permet d’économiser de grandes quantités de papier.

Le code QR au format PDF est un moyen pratique d’accéder à des documents. Il ne constitue pas toujours une preuve juridique définitive. Les personnes qui travaillent dans des équipes juridiques savent bien que les codes QR ne servent pas à transmettre des documents juridiques, à obtenir les signatures requises, ni à effectuer toute autre démarche nécessitant une vérification d’identité ou une preuve de réception.

Dans ce cas d’utilisation, on va t’expliquer pourquoi les codes QR au format PDF constituent le moyen le plus rapide et le plus sûr de partager des fichiers juridiques, qu’ils soient volumineux ou pas, même s’il s’agit de PDF compressés, et à quel point ces codes QR sont utiles dans certaines situations pour les équipes juridiques et leurs parties prenantes.

Les avantages de l'utilisation des codes QR au format PDF pour les documents juridiques et de conformité

L’utilisation des codes QR pour les fichiers PDF juridiques et de conformité se généralise de plus en plus grâce à la possibilité de les modifier et à la polyvalence de cette technologie. Voici quelques-uns de ses principaux avantages :

Accès immédiat aux documents

Les utilisateurs peuvent scanner un code QR pour accéder immédiatement à des fichiers volumineux et les télécharger sur leur appareil. C’est super pratique pour les politiques, les mentions légales et les contrats. Ça permet aussi de gagner du temps lors des audits ou des inspections.

Les codes QR dynamiques sont modifiables, ce qui permet de les mettre à jour facilement

Tu peux modifier un code QR dynamique dans l’interface d’administration sans changer le code physique. Ton public ne recevra pas automatiquement les mises à jour, mais il les verra lorsqu’il scannera à nouveau le code. Ainsi, quand tu apportes des modifications à tes contrats, tes conditions générales, etc., tu peux mettre en ligne ton nouveau fichier PDF et informer ton public de ce changement.

Les codes QR au format PDF permettent de réduire la paperasse

Oublie l’impression de montagnes de documents à chaque fois que des centaines de pages sont modifiées. Ça te permet d’avoir une entreprise plus durable et de réduire tes frais d’impression liés à l’encre, au papier et aux machines.

Partage instantané de contenu

Au lieu de remplir des documents papier et de les rapporter quelque part, tu peux recevoir ces documents, y indiquer les informations nécessaires ou les signer électroniquement, puis les renvoyer par voie électronique.

Les codes QR sont sûrs

Quand tu donnes accès à certains utilisateurs à des codes QR spécifiques contenant des fichiers PDF protégés par mot de passe, seuls les utilisateurs autorisés pourront consulter le document. Le créateur peut aussi suivre l’activité d’un code QR grâce au tableau de bord d’analyse : il peut voir quand le code a été scanné, depuis quelle ville et sur quel appareil.

Comment créer des codes QR pour des documents juridiques et de conformité

Voici comment créer un code QR rapidement et en toute sécurité. Essaie notre meilleur générateur de codes QR pour profiter de la solution la plus sûre et la plus fiable du marché.

Étape 1 : Rends-toi sur le générateur de codes QR Trueqrcode et clique sur l’option « PDF ». Ensuite, glisse-dépose ton fichier PDF dans la zone de contenu. Si tu préfères utiliser une URL pour héberger tes fichiers, tu peux utiliser l’option « URL du site web » et ajouter le lien. Pour en savoir plus sur la sécurité, consulte notre rubrique « Conseils ».

Étape 2 : Va à droite et crée ton cadre (plus d’infos dans l’étape ci-dessous), ajoute un logo sous forme de code QR au centre (ne cache pas les coins, sinon il ne pourra pas être scanné), et utilise des couleurs contrastées et aux couleurs de ta marque pour que ton entreprise soit reconnaissable, tout en veillant à ce que le code puisse être scanné correctement. Les codes QR personnalisables sont faciles à créer et apportent une touche professionnelle à ton papier à en-tête et à tes autres supports d’entreprise. Tu peux aussi créer des formes et des couleurs originales qui te correspondent.

Étape 3 : Sur ton cadre, ajoute un appel à l’action. Tu es limité en nombre de caractères ici, tu peux donc choisir de ne pas mettre d’encadré ou d’en créer un sans appel à l’action ; mais dans ce cas, tu dois en ajouter un sur le support où tu imprimes le code. Les gens ont besoin de savoir pourquoi ils scannent. Sois clair et concis. Réfléchis-y à l’avance.

Étape 4 : Télécharge et imprime ton code QR. Assure-toi qu’il mesure au moins 2” x 2” et qu’il y a suffisamment d’espace blanc autour, sinon il ne pourra pas être scanné.

Étape 5 : Teste ton code avant de l’imprimer pour t’assurer qu’il se lit bien au scanner. Refais un test après l’impression. Si tu imprimes sur plein de supports différents, teste-en un avant de passer aux autres. Ce deuxième test sert à vérifier que ton support n’entrave pas la lecture au scanner. N’imprime pas sur des plis, des courbes prononcées, des replis ou des surfaces extrêmement brillantes. Les brochures brillantes et les vitres fonctionnent quand même, mais fais quand même un test !

Affiche avec des infographies et des codes QR dans un bureau dédié à la finance
un code QR au format PDF pour un cabinet dentaire, sur un courrier publicitaire bleu et vert

Bonnes pratiques d'utilisation des codes QR dans les fichiers PDF pour les documents juridiques et de conformité

Il existe une multitude de façons d’utiliser les codes QR pour les fichiers PDF dans le domaine juridique. Ce ne sont là que quelques exemples, mais les possibilités sont encore plus nombreuses en fonction de tes besoins, de ton public et de ton secteur d’activité.

Lien vers les lots de documents

Tu peux associer un fichier PDF ou une URL à un code QR. Ça peut s’agir d’un ensemble de documents regroupés dans un seul fichier PDF pour faciliter leur organisation. Tu peux aussi utiliser une URL si tu veux joindre plusieurs fichiers PDF sans les regrouper en un seul fichier. On t’expliquera comment faire ça en toute sécurité dans notre rubrique « Conseils » ci-dessous.

Dirige les clients vers les formulaires d'inscription

C’est un moyen simple de partager des infos qu’on peut remplir sur un appareil mobile dans une salle d’attente, au lieu d’utiliser des tablettes coûteuses pour les clients ou de demander aux réceptionnistes de retaper tout ce que le client a écrit au stylo. Ça permet aussi d’éviter les erreurs humaines liées à la retranscription des infos d’une personne à l’autre.

Remplacer les contrats imprimés pour plusieurs personnes

Scanner un code QR permet à plusieurs parties de disposer plus facilement de la version la plus récente des contrats. Comme tous les codes QR de Trueqrcode sont dynamiques, tu peux les mettre à jour à tout moment depuis l’interface d’administration sans avoir à réimprimer le code physique. La version finale, une fois approuvée, peut être imprimée pour être signée.

Lien vers les annexes en grand format

Un dossier judiciaire contient un grand nombre de documents. Les tribunaux peuvent limiter la taille des fichiers. Compresser les documents et les pièces à conviction au format PDF permet d’éviter d’imprimer des centaines de pages.

Conformité et accès aux politiques

Pour les documents juridiques qui peuvent être mis à jour au fil du temps et qui doivent être accessibles au public, c’est plus pratique de demander aux gens de scanner un code QR pour qu’ils aient la dernière version de la politique ou des conditions d’utilisation.

Conseils pour utiliser les codes QR dans les fichiers PDF pour les documents juridiques et de conformité

Les codes QR au format PDF pour les documents juridiques doivent être conformes, fiables, sécurisés et prêts à être utilisés en cas d’audit. Ils doivent offrir bien plus qu’une simple possibilité de lecture. Voyons comment.

Utilise toujours des codes QR dynamiques

Quelle est la différence entre un code QR statique et un code QR dynamique? Le premier n’est ni modifiable ni traçable, deux éléments absolument indispensables pour les documents en constante évolution dans le domaine juridique et de la conformité.

Tu peux sécuriser un fichier PDF lié

Utiliser une URL ou un site protégé par un mot de passe, c’est sûr. En revanche, utiliser un service de stockage cloud public ou des dépôts de fichiers publics, ce n’est pas la meilleure solution. Tu peux aussi utiliser des liens à durée limitée et les mettre à jour dans le code QR quand c’est nécessaire.

Utilise ton suivi de scan

Cette fonctionnalité n’est pas réservée aux pros du marketing. Tu peux voir si quelqu’un scanne le code depuis un endroit bizarre, ou s’il n’a même pas ouvert le document. Le tableau de bord des codes QR ne te donne pas la preuve qu’ils l’ont lu, ni l’identité de la personne qui a scanné le code, mais il te fournit des informations et peut te mettre la puce à l’oreille si quelque chose te semble louche. C’est utile pour la conformité et les pistes d’audit si jamais un problème venait à se poser.

Utilise un hébergement privé et sécurisé pour tes fichiers PDF

N’utilise pas de stockage sur le cloud public avec des publicités et des URL qui peuvent être modifiées par la suite par de nouveaux utilisateurs ou par l’entreprise. C’est pour ça que les gens se méfient des codes QR : ils utilisent des générateurs de codes QR gratuits qui apportent des modifications mystérieuses par la suite, ce qui entraîne le chaos et nuit à leur réputation. Tu dois aussi faire attention aux URL en arrière-plan. On part du principe que, selon ta région, les professionnels du droit savent ce qui est légal en matière de stockage de leurs documents. Mais au cas où, on te conseille de ne jamais mettre quoi que ce soit en cours de traitement dans un espace public. Les URL publiques qui renvoient vers des sites web, par exemple, contiendraient des politiques publiques et des conditions générales auxquelles tout le monde devrait pouvoir accéder. Dans ce cas, c’est à toi de décider ce qui correspond le mieux à tes besoins.

Petite précision importante : nos codes QR pour PDF te permettent de glisser-déposer le PDF, de diriger directement le scanner vers le document et de le télécharger tout de suite. Tu peux ajouter de nouvelles versions du document autant de fois que tu le souhaites, mais c’est à toi de prévenir les utilisateurs pour qu’ils le scannent à nouveau. Les codes QR ne peuvent pas envoyer de notification, car ils ne disposent pas de leurs coordonnées. Si tu décides d’utiliser une URL pour héberger tes PDF, tiens compte de nos précautions.

Réfléchis bien à l'endroit où tu imprimes ton code

S’il s’agit d’une politique publique, les gens doivent y avoir accès. S’il s’agit d’une affaire privée, est-ce que tu enverrais le code par courrier recommandé à l’utilisateur ? Ou par e-mail, mais il faudrait alors qu’il le scanne depuis son téléphone portable pour l’afficher sur son ordinateur. Réfléchis donc à ce qui fonctionne le mieux pour toi et ton public. Tu préfères des codes publics ou privés ? Combien de fois vas-tu mettre à jour le document ? Est-ce que les gens vont venir tous les jours à ton bureau pour le scanner à nouveau si c’est là que se trouve le code ? Les codes QR sont pratiques, mais réfléchis aux points d’accès avant de les imprimer.

Foire aux questions

Voici les questions les plus fréquentes et leurs réponses concernant la création d'un code QR pour des documents juridiques et de conformité.

C’est un code QR qui permet au lecteur de télécharger tout de suite un fichier PDF, pour accéder instantanément à des documents, qu’ils soient volumineux ou pas.

Pour les conditions générales, les politiques de confidentialité, les certificats de conformité, les manuels de sécurité, les brouillons entre collègues, etc.

Les codes QR permettent de réduire la paperasse, les frais d’impression et le gaspillage de papier, tout en offrant un accès actualisé aux ressources.

Il suffit de mettre en ligne la nouvelle version dès qu’il y a un changement, sans réimprimer le code physique. Tu devras alors demander à ton public de scanner à nouveau le code.

Si tu as différents types de fichiers contenant des documents juridiques et de conformité, comme un site web, tu peux créer un autre type de code QR qui te convienne.